Ich nutze künstliche Intelligenz nicht zum Schreiben meiner Nachrichten, sondern zur Verwaltung meines Posteingangs.
Erfahren Sie, wie Sie künstliche Intelligenz nutzen können, um Ihren Posteingang effizient zu verwalten und zu organisieren – und nicht nur, um Ihre Nachrichten zu schreiben. Innovative Lösungen für ein übersichtliches E-Mail-Postfach.
Die wichtigsten Dinge, die Sie wissen müssen
- Die KI im Posteingang hilft dabei, dringende Nachrichten und gruppenbezogene Themen zu priorisieren, bietet nach einer Abwesenheit einen fokussierten Ausgangspunkt und erfordert eine menschliche Überprüfung.
- Die KI-Zusammenfassungen von Gmail können lange E-Mail-Verläufe zusammenfassen, um die wichtigsten Punkte und die letzten Antworten herauszufiltern. Dabei ist jedoch weiterhin eine Überprüfung der Originalnachrichten erforderlich, um korrekte oder wichtige Informationen zu erhalten.
- Die KI kann Konversationen scannen, um offene Fragen, Aufgaben und Fristen zu extrahieren, sodass Sie Gemini in einem zweiten Durchgang nach bevorstehenden Verpflichtungen oder Terminen fragen können, um Details zu erfassen.
Als mein Großvater mir während meiner Schulzeit schrieb, beendete er jeden Brief mit den Worten: „Es war schön, dich für ein paar Minuten zu besuchen.“ Dieses Gefühl habe ich noch immer gegenüber jedem Brief; er ist eine Möglichkeit, mit jemandem zu kommunizieren, egal wie kurz oder einfach sie auch sein mag.
Da Claude nun nicht nur E-Mails verfassen, sondern sie auch versenden kann, empfinde ich das als eine weitere KI- Funktion , die ich schlichtweg nicht benötige. Die gesamte Diskussion sehe ich allerdings ganz anders.
Es ist nichts Persönliches daran, Newsletter zu sortieren, einen versteckten Anhang zu suchen oder einen 20-Nachrichten-Verlauf erneut zu lesen, um zu sehen, was vereinbart wurde. Solche Aufgaben können leicht meinen ganzen Tag in Anspruch nehmen, und ich bin sehr froh, einige davon an KI delegieren zu können.
Funktionen wie Googles KI-Posteingang und die KI-Übersichten in Gmail können Nachrichten priorisieren, Konversationen zusammenfassen und Fragen zu Informationen beantworten, die über mehrere E-Mails verstreut sind. Ich schreibe meine Antworten zwar immer noch selbst, verbringe aber deutlich weniger Zeit damit, zu entscheiden, welche ich versende.
Hier sind fünf Möglichkeiten, wie künstliche Intelligenz die Verwaltung Ihres Posteingangs vereinfachen kann, ohne dass Sie dafür eine einzige E-Mail schreiben müssen.
1. Es zeigt Ihnen, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert.
Die meisten E-Mail-Postfächer zeigen jede ungelesene E-Mail als zusätzlichen Eintrag an, der Ihre Aufmerksamkeit erfordert. Sie finden dort möglicherweise eine Nachricht von jemandem, der auf eine Entscheidung wartet, neben einer Rabattankündigung, einer automatischen Quittung oder einem Newsletter, den Sie später lesen möchten.
Googles KI-gestützter Posteingang wurde entwickelt, um diese Signale zu trennen. Er hebt die wichtigsten Prioritäten hervor und gruppiert Themen, denen Sie möglicherweise folgen sollten, und bietet Ihnen so einen fokussierteren Ausgangspunkt als eine lange Zeitleiste.
Das ist besonders praktisch, wenn ich nach einer Abwesenheit wieder in meinen Posteingang schaue. Anstatt die Nachrichten einzeln zu öffnen, um zu sehen, was passiert ist, kann ich direkt mit den Konversationen beginnen, die Gmail als wichtig markiert hat.
KI versteht Ihre Prioritäten nicht immer perfekt, also behalten Sie das im Hinterkopf. Eine scheinbar routinemäßige Nachricht kann wichtig sein, weil sie vom Absender stammt oder weil eine Diskussion außerhalb des E-Mail-Verkehrs stattfand. Ich lese zwar weiterhin meine restlichen E-Mails, muss aber nicht mehr jede ungelesene Nachricht als gleich dringend behandeln.
2. Lange E-Mail-Verläufe zusammenfassen
Wenige Dinge veranlassen mich schneller dazu, Gmail zu schließen, als das Öffnen eines Nachrichtenverlaufs mit Dutzenden neuer Antworten.
Manche Nachrichten wiederholen Informationen vom Anfang des Gesprächs. Andere verzweigen sich in separate Diskussionen, und die benötigten Details sind oft irgendwo dazwischen versteckt. Am Ende vergisst man leicht, was den Austausch überhaupt erst ausgelöst hat.
Die KI-Übersichtsfunktion von Gmail fasst lange Konversationen zusammen und erfasst die wichtigsten Punkte sowie die letzten Antworten. Dadurch erhalte ich genügend Kontext, um das Thema des Nachrichtenverlaufs zu verstehen und zu wissen, wo ich mit dem Lesen beginnen sollte.
Ich verlasse mich nicht auf Zusammenfassungen, wenn ich ein präzises Angebot, eine strikte Frist oder eine endgültige Entscheidung benötige. KI könnte ein wichtiges Detail übersehen oder eine Meinungsverschiedenheit zwischen zwei Personen in eine klarere Vereinbarung umwandeln, als es der Nachrichtenverlauf zulassen würde. Bei allem Wichtigen greife ich auf die Originalnachrichten zurück.
Die Zusammenfassung spart jedoch trotzdem Zeit, da sie mich auf die Teile des Gesprächs lenkt, die einer genaueren Betrachtung bedürfen.
3. Die Suche nach einer E-Mail, wenn man sich nicht an die Schlüsselwörter erinnern kann
Diese Funktion ist für mich ein echter Lebensretter. Mit drei Kindern gibt es ständig Formulare oder Genehmigungen, die ich auf keinen Fall verpassen darf. Die herkömmliche Suche funktioniert zwar, wenn man weiß, wonach man sucht, aber manchmal erinnere ich mich nur an ein Datum oder einen Namen. Leider merke ich mir E-Mails normalerweise nicht so gut.
Ich erinnere mich vielleicht daran, dass mir jemand eine App empfohlen oder einen Termin mitgeteilt hat, ohne mich an den Absender zu erinnern. Manchmal weiß ich, dass ich einen Anhang erhalten habe, aber ich habe keine Ahnung, wie die Datei heißt. Das kann dazu führen, dass ich mehrmals mit leicht unterschiedlichen Schlüsselwörtern suchen muss.
Die KI-gestützte Suche ermöglicht es Ihnen, Informationen stattdessen zu beschreiben. In Gmail können Sie eine Frage in natürlicher Sprache stellen, und Gemini kann anhand verwandter Nachrichten eine Antwort generieren oder Konversationen anzeigen, die diese Frage enthalten.
Sie könnten fragen: „Welches Datum hatten wir für das Vorstellungsgespräch vereinbart?“ oder „Wer hat mir die Informationen über das neue Abonnement geschickt?“ Der Wortlaut muss nicht mit der ursprünglichen E-Mail übereinstimmen.
Wie bei Zusammenfassungen öffne ich die Originalnachricht, bevor ich die Informationen verwende. Der Vorteil ist, dass ich darauf zugreifen kann, ohne mich daran erinnern zu müssen, wie jemand die Betreffzeile vor drei Wochen formuliert hat.
4. Aufgaben und Fristen ermitteln
Eine E-Mail sollte nicht den Ausdruck „Arbeitsauftrag“ enthalten, um Ihnen noch etwas anderes zu tun zu geben.
Eine Anfrage kann am Ende eines längeren Updates auftauchen. Jemand erwähnt vielleicht eine bevorstehende Frist oder stellt mitten in einer Nachricht, die mehrere, nicht zusammenhängende Themen behandelt, eine Frage. Wenn man zu schnell liest, geht die Anfrage in der Masse der folgenden Nachrichten unter. Das macht mich wahnsinnig! KI kann jedoch die Konversation nach offenen Fragen, Terminen und Aufgaben durchsuchen. Man kann Gemini fragen, welche Nachrichten eine Antwort erfordern, was man vereinbart hat zu senden oder ob es in einem bestimmten Nachrichtenverlauf eine bevorstehende Frist gibt.
Dies ist eine der effektivsten Methoden, um nach einer stressigen Phase wieder den Überblick zu behalten. Ich würde diese Liste niemals als endgültige To-do-Liste verwenden. Das Verpassen einer Frist ist viel schwerwiegender als ein paar Minuten zu sparen, daher überprüfe ich die ursprünglichen Nachrichten, bevor ich etwas in meinen Kalender eintrage. Die KI dient als zweite Kontrollinstanz und erfasst Details, die sonst möglicherweise untergegangen wären.
5. Zusammengehörige Gespräche gruppieren
Ein einzelnes Projekt beschränkt sich selten auf einen einzigen E-Mail-Verlauf. Die anfängliche Diskussion hat möglicherweise eine andere Betreffzeile, die Terminabsprache eine weitere und die Nachbereitung eine dritte. Kommen mehrere Teilnehmer und weitergeleitete Nachrichten hinzu, wird Ihr Posteingang schnell überfüllt.
Künstliche Intelligenz kann Zusammenhänge zwischen diesen Konversationen erkennen, selbst wenn sie nicht dieselbe Formulierung verwenden. Anstatt also einen einzelnen Nachrichtenverlauf zu öffnen und separat zu suchen, können Sie die aktuellsten Informationen zu einem bestimmten Thema oder Projekt anfordern.
Die KI kann meinen tatsächlichen Posteingang verwalten, einschließlich Konversationen, die ich vergessen habe, richtig zu kategorisieren.
Dennoch ist eine Überprüfung notwendig. Zwei Projekte könnten ähnliche Namen haben, oder dieselbe Person könnte Ihnen E-Mails zu völlig unterschiedlichen Themen senden. Ich überprüfe die E-Mails, auf denen die KI ihre Antwort basiert, bevor ich davon ausgehe, dass sie die richtigen E-Mails zusammengestellt hat.
Kurz gesagt: Ich möchte, dass KI mit Chaos umgeht, nicht mit Konversationen.
KI-generierte Antworten werden wohl immer schwerer zu vermeiden sein, da E-Mail-Anbieter sie direkt unter unseren Nachrichten platzieren. Für manche nehmen diese Antworten den Druck des Tippens weg und beschleunigen die Kommunikation. Ich verstehe ihren Reiz. Erfahren Sie, wie Sie Claude in Gmail Nachrichten senden.
Es ist einfach nicht die Funktion, die ich brauche. Meine eigenen Worte zu wählen, dauert zwar etwas länger, aber so bleibt der Sinn und Zweck der E-Mail erhalten. Die administrativen Aufgaben rund um diesen Austausch sind der Aspekt, bei dem ich gerne Zeit spare.
Nutzt du künstliche Intelligenz, um Zeit bei der Verwaltung deiner E-Mails zu sparen? Lass es mich in den Kommentaren wissen.
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