Intelligentes Büromanagement: Strategien zur Bewältigung der Herausforderungen steigender globaler Temperaturen

Wenn man die letzten Monate betrachtet, ist extreme Hitze zu einem festen Bestandteil des britischen Sommers geworden. Da die Temperaturen weiter steigen, stehen Arbeitgeber zunehmend unter Druck, sicherzustellen, dass ihre Arbeitsplätze diesen höheren Temperaturen standhalten können.

Die Herausforderung besteht darin, den klügsten Weg der Anpassung zu finden, denn die Kosten, die entstehen, wenn man auf Vermutungen setzt und Fehler macht, sind hoch.

Bradley Beighton

Leitender technischer Ingenieur im Ricoh Digital Experience Centre.

Schätzungen zufolge führte die Hitzewelle, die Großbritannien im Juni 2026 heimsuchte, zu einem Verlust von 24 Millionen Arbeitsstunden und verursachte der Wirtschaft Produktivitätsverluste in Höhe von 1.15 Milliarden Pfund. Diese Zahlen verdeutlichen den direkten Einfluss, den Arbeitsbedingungen auf die Unternehmensleistung haben können.

Gleichzeitig bringt hybrides Arbeiten eine zusätzliche Komplexitätsebene mit sich und verändert die Arbeitsweise in Büros grundlegend. Die Anwesenheit ist deutlich weniger planbar als zuvor, wodurch es schwierig wird, vorherzusagen, wo und wann Dinge wie Kühlung, Belüftung und Arbeitsplatzkapazität am dringendsten benötigt werden.

Abgesehen von der Sommerhitze benötigen Unternehmen Arbeitsplätze, die in allen Jahreszeiten effizient funktionieren und sich an die sich ständig ändernde Auslastung und die Umgebungsbedingungen anpassen. Sie müssen verstehen, wie sich die Mitarbeiter im Büro bewegen, z. B. an welchen Schreibtischen sie sich einchecken, welche Besprechungsräume belegt sind, in welchen Bereichen Teams zusammenarbeiten und welche Bereiche oft übersehen werden.

Um dies zu erreichen, ist ein unmittelbares Verständnis der Gebäudenutzung erforderlich. Hier kommen Sensortechnologie und Daten zur Arbeitsplatznutzung ins Spiel: Sie wandeln Annahmen in Fakten um und liefern Unternehmen die nötigen Erkenntnisse für fundiertere Entscheidungen am Arbeitsplatz.

Gebäudeweite Durchschnittswerte können lokale Probleme verschleiern

Viele Büros werden noch immer nach einem relativ starren Konzept von der Gebäudeorganisation geführt. Kühl- und Lüftungssysteme folgen oft vorgegebenen Zeitplänen, und einzelne Räume werden eher nach ihrer maximalen Kapazität als nach ihrer aktuellen Nutzung verwaltet. Wir wissen aber, dass moderne Arbeitsplätze nicht so vorhersehbar funktionieren.

An einem Tag kann eine ganze Etage fast leer sein, während eine andere voll belegt ist. Am nächsten Tag kann sich dieses Bild komplett umkehren. An einem geschäftigen Dienstag können Besprechungsräume nach stundenlanger, ununterbrochener Zusammenarbeit warm und stickig werden, während der angrenzende Großraumbürobereich angenehm bleibt. Ebenso erwärmen sich Bereiche, die direktem Sonnenlicht ausgesetzt sind, naturgemäß viel schneller als andere.

Eine einzelne Temperaturmessung an einem bestimmten Ort kann die zahlreichen Temperaturschwankungen innerhalb eines Büros nicht erfassen. Dennoch werden Entscheidungen für das gesamte Gebäude häufig auf Grundlage dieser begrenzten Informationen getroffen, was zu unnötigem Energieverbrauch führt, während tatsächliche Komfortprobleme unberücksichtigt bleiben.

Aus diesem Grund benötigen Arbeitgeber einen umfassenderen Überblick über die Leistung am Arbeitsplatz. Umweltsensoren können Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Kohlendioxid und Luftqualität in verschiedenen Bereichen überwachen und so wichtige Echtzeitdaten liefern, während Belegungsdaten die genutzten Räume und deren Veränderungen im Tagesverlauf aufzeigen.

Unternehmen gehen oft davon aus, dass sie Mitarbeiter überwachen müssen, um die Leistung am Arbeitsplatz zu verstehen. Dies ist jedoch nicht immer der Fall. Diese Systeme, die unter Berücksichtigung des Datenschutzes entwickelt wurden, können Wärmesensorik, Umgebungstemperatur und Kohlendioxidwerte mit anonymer räumlicher Verfolgung kombinieren, um die Leistung eines bestimmten Bereichs aufzuzeigen, ohne die Nutzer zu identifizieren.

Durch die Zusammenführung dieser Datenpunkte können die Facility-Teams frühzeitig reale Probleme erkennen, deren Ursachen verstehen und Maßnahmen priorisieren, die sich spürbar auf die Mitarbeiter und deren Produktivität auswirken.

Daten nutzbar machen

Die Datenerfassung am Arbeitsplatz ist erst der Anfang. Der wahre Wert liegt darin, wie Unternehmen diese Informationen nutzen, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und gleichzeitig Gebäude effizienter zu betreiben. Es ist verlockend, sich auf Dashboards und Sensoren zu konzentrieren, doch das eigentliche Ziel ist es, Facility-Management-Teams nützliche und umsetzbare Erkenntnisse zu liefern.

Bei Workplace Intelligence geht es nicht nur darum, schnell zu reagieren, wenn ein Problem auftritt, sondern darum, Probleme vorherzusehen, bevor sie die Menschen beeinträchtigen, die den Raum nutzen.

Beispielsweise können erhöhte Kohlendioxidwerte auf einen Bedarf an besserer Belüftung in einem Besprechungsraum hinweisen, während häufige Temperaturspitzen auf die Nutzung von Geräten, Sonneneinstrahlung am Nachmittag oder ein Ungleichgewicht zwischen Belegung und Kühlung hindeuten können. Dies ermöglicht es den Facility-Management-Teams, die Ursachen von Problemen zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen, bevor diese sich auf die Mitarbeiter auswirken.

Indem Arbeitgeber Ressourcen gezielt dort einsetzen, wo sie wirklich benötigt werden, verbessern sie das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter und reduzieren gleichzeitig unnötigen Energieverbrauch und Betriebskosten. Dieser zielgerichtete Ansatz unterstützt zudem weitergehende Nachhaltigkeitsziele.

Durch den Verzicht auf unnötige Kühlung auf nahezu leeren Etagen lassen sich die Betriebskosten senken und Unternehmen können Fortschritte bei der Erreichung ihrer Scope-2-Emissionsziele erzielen, ohne Kompromisse bei der Produktivität oder der Raumluftqualität einzugehen.

Gestaltung von Arbeitsbereichen, die den tatsächlichen Arbeitsmethoden der Mitarbeiter entsprechen

Der größte Wert von Arbeitsplatzdaten liegt vielleicht darin, was sie im Laufe der Zeit offenbaren.

Es zeichnen sich Muster ab, die den Organisationen ein viel tieferes Verständnis dafür vermitteln, wie ihre Arbeitsbereiche genutzt werden.

Wiederkehrende Muster können dauerhaft untergenutzte Bereiche aufzeigen, jene, die die Gebäudetechnik am stärksten belasten, und Aufschluss darüber geben, ob bestimmte Bereiche geöffnet, zusammengelegt oder komplett neu gestaltet werden sollten. Sie können außerdem präzisere und effizientere Kühlpläne, Raumbuchungsrichtlinien und Entscheidungen über die besten Standorte für bestimmte Teams oder Aktivitäten ermöglichen.

Anmelde- und Buchungsdaten ergänzen dieses Konzept. So stellt ein Unternehmen beispielsweise fest, dass Mitarbeiter regelmäßig bestimmte Büros bevorzugen, kleine Besprechungsräume stets ausgebucht sind oder ein speziell gestalteter Kollaborationsbereich selten genutzt wird. Diese Verhaltensweisen liefern den Facility-Teams Informationen, die eine Temperaturmessung allein niemals liefern kann.

Die Daten sind jedoch am nützlichsten, wenn sie zusammen mit dem Feedback der Mitarbeiter berücksichtigt werden.

Für Organisationen mit mehreren Standorten und Tausenden von Mitarbeitern ist es nicht immer praktikabel, mit jedem Einzelnen persönlich zu sprechen. Arbeitsplatzdaten können helfen, Bereiche zu identifizieren, die einen intensiveren Dialog erfordern, während Umfragen, Feedback-Tools und direktes Mitarbeiterfeedback den Kontext hinter den Zahlen liefern.

Intelligente Arbeitsplatzanalysen können aufzeigen, was im gesamten Gebäude vor sich geht, aber es sind die Mitarbeiter selbst, die den Kontext liefern, der erklärt, warum dies von Bedeutung ist und wie sich die Bedingungen auf ihre Fähigkeit zur Zusammenarbeit und Konzentration auswirken.

Die Kombination dieser Perspektiven führt zu einem wesentlich umfassenderen Verständnis der Leistung am Arbeitsplatz.

Letztendlich geht es darum, Büros zu schaffen, die sich kontinuierlich an veränderte Gegebenheiten anpassen, um den Komfort und die Produktivität der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten, anstatt sich auf starre Annahmen zu verlassen, die schnell überholt sind.

Büros für eine heißere Zukunft vorbereiten

Nicht nur das Wetter ist schwer vorherzusagen; auch die Arbeitsmuster verändern sich rasant, und traditionelle, starre Methoden des Arbeitsplatzmanagements können mit diesen sich beschleunigenden Veränderungen nicht mehr Schritt halten.

Organisationen müssen verstehen, wie ein Gebäude konzipiert ist und, noch wichtiger, wie es im Alltag genutzt wird. Diese Erkenntnis ermöglicht es Facility-Management-Teams, schneller zu reagieren, Energie effizienter zu nutzen und komfortable sowie flexible Arbeitsumgebungen zu schaffen, die sich an veränderte Gegebenheiten anpassen.

Der Vorteil liegt in der Schaffung eines besseren Arbeitsumfelds für die Nutzer. Ein Ort, an dem sich Mitarbeiter bei Bedarf konzentrieren können, im sicheren Wissen, dass die Umgebung die Arbeit unterstützt, die sie erledigen sollen.

Einfach ausgedrückt: Wenn ein Arbeitsumfeld den Mitarbeitern ein besseres Erlebnis bietet, steigt deren Wunsch, es zu nutzen und dorthin zu kommen.