ChatGPT lernt Ihre wiederkehrenden täglichen Aufgaben, indem es Ihre Arbeit überwacht – 7 praktische Anregungen zum Ausprobieren
Verabschieden Sie sich von sich wiederholenden Aufgaben! Lernen Sie in diesem Video, wie Sie ChatGPT trainieren, Ihre Arbeit zu automatisieren. Hier sind 7 leistungsstarke Befehle für den Einstieg.
Die wichtigsten Dinge, die Sie wissen müssen
- Die Funktion „Aufzeichnen & Wiedergeben“ ist unter macOS verfügbar und erfordert die Aktivierung der Funktion „Computernutzung“ in der ChatGPT-Desktopanwendung. Dabei werden sich wiederholende Aufgaben aufgezeichnet und die daraus resultierenden Fähigkeiten überprüft, um Missverständnisse zu erkennen und Regeln hinzuzufügen.
- Für optimale Ergebnisse sollte die Registrierung kurz und prägnant sein und sich auf eine einzige Aufgabe konzentrieren. ChatGPT sollte im Voraus über Änderungen informiert werden, und die Fertigkeit sollte nach ihrer Erstellung überprüft werden, um ungeschriebene Regeln und Ausnahmen hinzuzufügen.
- ChatGPT kann wiederkehrende tägliche Aufgaben wie das Erfassen von Ausgaben, das Erstellen periodischer Berichte, das Gestalten von Kalendereinladungen, das Veröffentlichen von Inhalten, das Organisieren von Dateien und das Vorbereiten von Projekttickets erlernen und in nutzbare Fähigkeiten umwandeln.
Eine ChatGPT-Aufgabe zu erklären, mag zunächst einfach erscheinen, bis man tatsächlich versucht, all die kleinen Entscheidungen zu beschreiben, die man während der Ausführung trifft.
Vielleicht erstellen Sie monatlich einen Spesenbericht, eine Präsentationsvorlage oder füllen jeden Freitag dieselbe Tabelle aus. Obwohl Sie genau wissen, wie Sie diese Aufgaben erledigen, erfordert die Aufteilung des Prozesses in klare Schritte, dass Sie sich an Details erinnern, die Sie normalerweise intuitiv erledigen.
ChatGPT bietet nun eine Möglichkeit, dies zu vereinfachen, indem es der KI einfach zeigt, was zu tun ist.
Mit der Funktion „Aufzeichnen & Wiedergeben“ in ChatGPT Work kann KI Ihre Arbeitsabläufe auf Ihrem Mac beobachten und die gewonnenen Erkenntnisse in eine wiederverwendbare Fähigkeit umwandeln. Diese Funktion wurde ursprünglich für Codex entwickelt, ist aber auch mit ChatGPT Work kompatibel.
Ich habe es ausprobiert und war von der Einfachheit begeistert: Man muss die Aufgabe nur einmal beschreiben, inklusive einfacher Einstellungen, die sich in einer Eingabeaufforderung nur schwer darstellen lassen. ChatGPT erstellt dann automatisch eine Funktion, die erklärt, wann der Workflow anzuwenden ist, welche Informationen benötigt werden, welche Schritte auszuführen sind und wie man die korrekte Ausführung überprüft. Dadurch wird die KI-Automatisierung deutlich einfacher für alle, die zwar wissen, was ChatGPT leisten soll, aber keine Erfahrung mit der Erstellung eines Workflows haben.
Was benötigen Sie, bevor Sie beginnen?
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Die Aufnahme- und Wiedergabefunktion ist derzeit unter macOS verfügbar. Stellen Sie lediglich sicher, dass die Funktion „Computernutzung“ verfügbar und aktiviert ist.
In der ChatGPT-Desktop-Anwendung wählen Sie entweder ChatGPT Work oder Codex. Ich verwende standardmäßig fast immer ChatGPT Work, aber beide funktionieren. Gehen Sie dann zu „Plugins“, klicken Sie auf das Pluszeichen (+) und wählen Sie „ Fertigkeit aufzeichnen“ . ChatGPT schlägt Ihnen eine Einleitung vor, die Sie vor Beginn bearbeiten können.
Um die Aufnahme zu starten, muss die Berechtigung erteilt werden. Anschließend können Sie wie gewohnt mit Ihrer Aufgabe fortfahren. Nach Abschluss der Aufnahme können Sie diese über die Menüleiste oder das Overlay beenden oder ChatGPT einfach darüber informieren.
ChatGPT analysiert Ihren Arbeitsablauf und erstellt die entsprechende Übung für Sie. Anschließend können Sie diese überprüfen, Missverständnisse aufdecken und Regeln für Entscheidungen hinzufügen, die bei der Beobachtung nicht eindeutig waren.
Mithilfe der folgenden sieben Anleitungen können Sie sie ausprobieren.
1. Bringen Sie ChatGPT bei, wie man Ausgaben erfasst.
Spesenabrechnungssysteme verwenden üblicherweise eigene Listen, Kategorien und Pflichtfelder. Durch die Protokollierung des Vorgangs kann ChatGPT festlegen, wo Belege abgelegt und benannt werden sollen und welche Optionen Sie üblicherweise wählen. Dies ist eine der sechs wichtigsten Funktionen von ChatGPT, die Sie unbedingt ausprobieren sollten.
Anleitung: Ich zeige Ihnen, wie Sie einen Spesenbericht erstellen. Beachten Sie, wie ich die Ausgabe benennen, die Kategorie auswählen, den Beleg anhänge und die Pflichtfelder ausfülle. Sobald Sie fertig sind, können Sie diesen Vorgang wiederverwenden. Jedes Mal, wenn Sie eine weitere Ausgabe einreichen möchten, bitten Sie mich einfach, Betrag, Kategorie und Beleg zu bestätigen.
Achten Sie darauf, während des Registrierungsprozesses ein Formular zu verwenden , das keine Kontonummern oder andere sensible Informationen enthält.
2. Erstellen Sie den periodischen Bericht.
Wenn Sie Daten jede Woche oder jeden Monat auf die gleiche Weise herunterladen und organisieren, kann Record & Replay bestimmen, wo sie zu finden sind und was als Nächstes damit geschehen soll.
Die Anweisung: Ich zeige Ihnen, wie ich diesen wiederkehrenden Bericht herunterlade und organisiere. Beachten Sie den gewählten Datumsbereich, die angewendeten Filter, die Umbenennung der Datei und den Speicherort. Erstellen Sie eine Funktion, die vor dem erneuten Ausführen des Workflows den neuen Berichtszeitraum anfordert.
Dies ist ein klares Beispiel, das eine praktische Demonstration anstelle einer theoretischen Erklärung erfordert. Sie können einen Filter ändern oder eine Spalte umbenennen, ohne dies als separaten Schritt zu betrachten. Sobald Sie dies ausprobiert haben und sehen, wie einfach es ist, werden Sie diese Aufgabe nie wieder manuell erledigen.
3. Erstellen Sie Kalendereinladungen in Ihrem bevorzugten Format.
Wenn Sie für die Planung vieler Besprechungen verantwortlich sind, haben Sie wahrscheinlich bestimmte Präferenzen hinsichtlich Kalendereinladungen, wie z. B. die Dauer der einzelnen Besprechungen oder den Zeitpunkt der Erinnerungen; anstatt eine Liste dieser Präferenzen bereitzustellen, können Sie sie praktisch demonstrieren.
Die Anfrage: Ich zeige Ihnen, wie man eine Kalendereinladung erstellt. Ich erkläre die Dauer meiner üblichen Meetings, die Formatierung des Titels, meinen Stil für die Beschreibung, die Festlegung des Ortes, meine Einstellungen für Videoanrufe und meine Erinnerungseinstellungen. Machen Sie daraus eine wiederverwendbare Funktion, aber bitten Sie mich bitte immer, die Teilnehmer, das Datum und die Uhrzeit vor dem Versenden der Einladung zu überprüfen.
Diese letzte Genehmigungsphase ist wichtig, da die Anwendung den Kalendervorbereitungsprozess beschleunigen muss , ohne dass aufgrund von Namensähnlichkeiten zwischen Kontakten die falsche Person eingeladen wird.
4. Veröffentlichung eines Videos oder anderer Inhalte
Die Vorbereitung von Inhalten für die Veröffentlichung erfordert in der Regel weit mehr als nur das Hochladen einer Datei, da die Aufgabenstellung oft Titel, Beschreibungen, Kategorien, Thumbnail-Einstellungen und andere Felder enthält, die einheitlich ausgefüllt werden müssen.
Die Anfrage: Ich zeige Ihnen, wie Sie dieses Video veröffentlichen. Ich erkläre Ihnen, wo Sie die Datei hochladen, wie Sie Titel und Beschreibung formatieren, welche Kategorie und Sichtbarkeitseinstellungen Sie wählen und welche Prüfungen ich vor der Veröffentlichung durchführe. Erstellen Sie eine wiederverwendbare Funktion, die jedes Mal ein neues Video, einen neuen Titel und eine neue Beschreibung anfordert, und veröffentlichen Sie nichts, bevor ich die endgültigen Einstellungen freigegeben habe.
Derselbe Anspruch kann auch für Blogbeiträge, Podcast-Episoden, Newsletter oder Social-Media-Inhalte verwendet werden.
5. Erstellen Sie ein Projektticket im korrekten Format.
Es ist üblich, dass Teams bei der Erstellung von Tickets in Projektmanagement-Tools informelle Regeln haben, die beispielsweise ein bestimmtes Titelformat, Bewertungen, die Identifizierung des Verantwortlichen, die Festlegung von Prioritäten und eine Reihe von Akzeptanzkriterien umfassen können.
Die Aufgabenstellung: Ich zeige Ihnen, wie Sie ein Projektticket für mein Team erstellen. Beachten Sie die Formatierung für Titel, Kategorien, Priorität, Verantwortlicher, Beschreibung und Akzeptanzkriterien. Formulieren Sie die Aufgabe so um, dass sie nach Aufgabendetails fragt und Ihnen anschließend das fertige Ticket zur Genehmigung vor der Erstellung vorlegt.
Sie können die Fähigkeit verbessern, indem Sie erklären, wie sie mit ungewöhnlichen Anfragen umgeht oder wie sie zwischen zwei ähnlichen Klassifizierungen auswählt.
6. Heruntergeladene Dateien organisieren
Mir ist aufgefallen, dass mein Download-Ordner sehr schnell unübersichtlich wird, besonders nach ein paar Wochen, in denen ich PDFs, Bilder und Notizen heruntergeladen habe. ChatGPT kann Ihr Kategorisierungssystem verstehen, wenn Sie es erklären.
Aufgabe: Beobachten Sie, wie ich diese heruntergeladenen Dateien umbenenne und sortiere. Lernen Sie die Namenskonvention kennen, finden Sie den richtigen Ordner und bestimmen Sie, welche Dateien unverändert bleiben sollen. Erstellen Sie eine wiederverwendbare Anwendung, die vor jeder Übertragung eine Vorschau des Dateinamens und einen Zielordner anzeigt.
Während ich überprüfe, ob die Anwendung die Ordnerstruktur versteht, bevorzuge ich es, die ersten paar Iterationen klein zu halten, da es schwieriger ist, eine fehlerhafte Dateiübertragung zu korrigieren als einen falschen Eintrag in einem Formularfeld.
7. Bereiten Sie ein Dokument zur Überprüfung vor.
Wenn Sie vor dem Versenden eines Dokuments an Ihren Vorgesetzten, Kunden oder Kollegen stets dieselben Schritte befolgen, könnten Ihnen diese Tipps hilfreich sein. Mithilfe künstlicher Intelligenz können Sie die Datei umbenennen, in einem anderen Format exportieren, in einem freigegebenen Ordner ablegen und anschließend eine Nachricht mit dem Link verfassen.
Anleitung: Ich zeige Ihnen, wie Sie ein Dokument zur Überprüfung vorbereiten. Beachten Sie, wie ich die Datei benenne, exportiere, am richtigen Ort speichere und die Überprüfungsnachricht einrichte. Erstellen Sie eine wiederverwendbare Funktion, die mich fragt, für wen das Dokument bestimmt ist, und dann auf meine Genehmigung wartet, bevor es freigegeben oder versendet wird.
Wie man die besten Ergebnisse erzielt
Nachdem ich diese Funktion getestet habe, sind mir einige wichtige Punkte aufgefallen. Achten Sie beispielsweise darauf, dass die Aufnahme kurz und prägnant ist und sich auf nur eine Aufgabe konzentriert. Es ist nicht angebracht, zu viele Aufgaben in einer einzigen Anfrage unterzubringen. Informieren Sie ChatGPT außerdem vor Beginn über die Details, die sich beim nächsten Mal ändern werden, wie z. B. die Berichtstermine, die hochzuladende Datei oder die zum Meeting eingeladenen Personen.
OpenAI empfiehlt außerdem, Beispiele aus der Praxis zu verwenden und auf die Einbeziehung von Geheimnissen und sensiblen Daten zu verzichten. Da ChatGPT Aktionen und Fensterinhalte überwachen muss, um Arbeitsabläufe zu erlernen, sollten Sie vor dem Start alle Elemente schließen, die Sie nicht einbeziehen möchten.
Nachdem Sie die Fertigkeit erstellt haben, überprüfen Sie sie. Führen Sie sie nicht aus, ohne vorher das Protokoll zu prüfen, um Ihre Klicks und die Gesamtpunktzahl einzusehen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um alle ungeschriebenen Regeln, Namenskonventionen und Ausnahmen, die Sie im Sinn haben, einzuarbeiten.
Insgesamt muss ich sagen, dass die Aufnahme- und Wiedergabefunktion ein echter Geheimtipp ist, den ich noch nicht ausreichend genutzt habe. Probieren Sie sie unbedingt aus, wenn Sie sich regelmäßig denken: „Das zu erklären dauert länger, als es selbst zu machen.“ Weitere Funktionen, die Sie vielleicht noch nicht kennen, finden Sie in unserer Liste der 6 besten ChatGPT-Funktionen. Teilen Sie mir Ihre Meinung dazu gerne in den Kommentaren mit, sobald Sie sie ausprobiert haben.
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