Der Schlüssel zu intelligenterer KI liegt nicht in der Anfrage des Nutzers, sondern in Google Drive.
Nicht nur bei Befehlen! Entdecken Sie, wie Google Drive Ihre Nutzung künstlicher Intelligenz intelligenter und effizienter gestaltet.
Die wichtigsten Dinge, die Sie wissen müssen
- Künstliche Intelligenz kann Hunderte von in Google Drive gespeicherten Dokumenten durchsuchen, um schnell Informationen wie wiederkehrende Projekte oder unerledigte Aufgaben abzurufen.
- Lange PDFs und Berichte lassen sich mithilfe künstlicher Intelligenz transformieren, um klar umsetzbare Aufgaben und wichtige Fristen herauszuarbeiten.
- Erwecken Sie Ihre alten Google Drive-Dokumente zu neuem Leben, indem Sie sie mithilfe künstlicher Intelligenz transformieren, beispielsweise indem Sie Seminarmitschnitte in Blogbeiträge oder Besprechungsnotizen in Checklisten umwandeln.
Aus meiner Erfahrung weiß ich, dass die größte Verbesserung meiner Ergebnisse nicht immer von der Nachfrage selbst herrührt, sondern davon, dass ich der künstlichen Intelligenz Zugriff auf die Dokumente gewähre, die ich bereits täglich benutze.
Sobald die KI Zugriff auf meine Notizen, Recherchen, PDFs und so ziemlich alles andere in meinem Google Workspace hatte, begann sie eher wie ein Assistent zu funktionieren, der den Kontext hinter meinen Fragen verstand.
Wenn Sie Google Drive bereits nutzen, finden Sie hier sieben Möglichkeiten, wie Sie diesen Kontext optimal nutzen können.
1. Einen umfangreichen Forschungsbericht in einen überarbeiteten ersten Entwurf umwandeln.
Aufgabe: Erstellen Sie anhand der Dokumente in diesem Ordner eine Präsentation, in der Sie die wichtigsten Ergebnisse erläutern. Strukturieren Sie die Präsentation mit klaren Überschriften, kennzeichnen Sie Abweichungen zwischen den Quellen und weisen Sie auf Behauptungen hin, die weiterer Untersuchung bedürfen.
Anstatt Informationen aus einem halben Dutzend Dokumenten zu kopieren und einzufügen, weisen Sie Ihre KI auf Ihren Rechercheordner hin und erklären Sie, worüber Sie schreiben möchten. Sie werden den Unterschied sofort bemerken. Anstatt sich auf bereits vorhandenes Wissen zu stützen, basiert die KI ihre Antwort auf Ihren Recherchen.
2. Dokumente in Sekundenschnelle vergleichen
Aufgabe: Vergleichen Sie diese beiden Dokumente und erstellen Sie eine Tabelle, in der alle wesentlichen Änderungen aufgeführt sind. Markieren Sie alle Änderungen, die sich auf Preise, Fristen, Verantwortlichkeiten oder wichtige Entscheidungen auswirken.
Müssen Sie wissen, was sich zwischen zwei Versionen eines Angebots oder Vertrags geändert hat? Mir passiert das ständig, wenn Google Docs nicht ausreicht oder der erste Entwurf verloren gegangen ist. Laden Sie einfach beide Dateien hoch und lassen Sie die KI sie vergleichen. Was normalerweise eine halbe Stunde mühsames Korrekturlesen und akribische Detailarbeit erfordert, ist so in Sekundenschnelle erledigt.
3. Stellen Sie Fragen zu den jahrelangen Beobachtungen.
Frage: Welche Projekte wurden in den Meetings der letzten sechs Monate am häufigsten erwähnt?
Oder: Welche Aufgaben haben Sie übernommen, die noch nicht abgeschlossen sind?
Die meisten von uns haben Hunderte von Dokumenten in Google Drive gespeichert, die wir selten öffnen. Anstatt Ordner manuell zu durchsuchen, lassen Sie die KI die Inhalte durchsuchen. So finden Sie bereits erstellte Informationen viel schneller wieder. KI-Suche boomt: 6 Aufgaben, die Nutzer jetzt der KI statt Google anvertrauen.
4. PDF-Dateien in umsetzbare Aufgaben umwandeln
Die Anfrage: Fassen Sie dieses Dokument zusammen, listen Sie alle umsetzbaren Aufgaben auf, vermerken Sie wichtige Fristen und erläutern Sie alles, worauf ich besonderes Augenmerk richten sollte.
Lange Berichte sind nützlich – bis man sie tatsächlich lesen will. Ob Quartalsbericht, Schulbuch oder Benutzerhandbuch: KI kann die benötigten Informationen extrahieren. So erhalten Sie statt einer allgemeinen Zusammenfassung etwas, das Sie direkt nutzen können.
5. Links entdecken, von deren Existenz man nichts wusste
Das ist eine meiner liebsten Anwendungen von künstlicher Intelligenz. Man gibt ihr mehrere relevante Dokumente, zum Beispiel ein Brainstorming-Protokoll, Kundenfeedback, Besprechungsnotizen und einen Projektplan, und bittet sie, nach Mustern zu suchen.
Möglicherweise entdecken Sie wiederkehrende Probleme, übersehene Ideen oder Themen, die beim Lesen der einzelnen Dokumente nicht deutlich wurden.
6. Wiederbelebung alter Werke
Diesen Trick nutze ich ständig. Mein Google Drive ist voll mit Dokumenten, die damals super aussahen, die ich aber immer wieder aufgeschoben habe. Künstliche Intelligenz kann das ändern. So könnte beispielsweise ein Webinar-Transkript zu einem Blogbeitrag werden, Besprechungsnotizen zu einer Checkliste, eine Präsentation zu einem Newsletter oder ein alter Bericht zu einer Social-Media-Kampagne. Die Möglichkeiten sind wirklich unendlich.
Statt jedes Mal von vorne anzufangen, baut man auf der bereits geleisteten Arbeit auf.
7. Lassen Sie künstliche Intelligenz Ihren Schreibstil erlernen.
(Bildquelle: Getty Images)
Aufgabe: Verfassen Sie anhand dieser drei E-Mails als Beispiele für meinen Schreibstil eine neue E-Mail, in der Sie meinen Vorgesetzten um eine Gehaltserhöhung bitten. Passen Sie Ihren Tonfall und Ihre Satzlänge an, aber kopieren Sie keine Formulierungen wörtlich.
Ein oft unterschätzter Vorteil der Arbeit mit eigenen Dokumenten ist die Konsistenz. Anstatt der KI vorzugeben, „so zu schreiben wie ich“, sollte man ihr Beispiele aus der eigenen Arbeit zur Verfügung stellen. Auch wenn ich niemandem empfehlen würde, die KI das Schreiben komplett übernehmen zu lassen, ist dies eine gute Möglichkeit, das Verfassen anspruchsvoller E-Mails mit etwas KI-Unterstützung zu beschleunigen.
Ich habe das schon unzählige Male bei schwierigen Nachbarn, Rückerstattungsanträgen und Fragen an meinen Arzt gemacht. Die KI hilft mir, Dinge zu sagen, die ich sonst vielleicht übersehen hätte.
Fazit
Ich habe durch meine Google Docs eine Welt voller Möglichkeiten entdeckt, von denen ich vorher nichts wusste. Viele der Dokumente in meinem Google Workspace wurden sogar erstellt, bevor KI überhaupt verfügbar war. Sie jetzt mithilfe von KI zu erkunden, war unglaublich spannend und hilfreich. Probieren Sie es doch mal aus, wenn Sie das nächste Mal nach der perfekten Anregung suchen: Schauen Sie sich einfach die Dateien in Ihrem Google Drive an und entdecken Sie einen Workflow, der Ihnen bisher entgangen ist.
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