Die wichtigsten Dinge, die Sie wissen müssen
- Beginnen Sie das Meeting mit einer klaren Festlegung der Tagesordnung und der dafür vorgesehenen Zeit. Reservieren Sie die letzten Minuten für Fragen, denn fünf Minuten Abschweifungen in einem Meeting mit 12 Personen kosten eine Stunde Gruppenzeit.
- Verwenden Sie bestimmte Formulierungen, um Nebendiskussionen, wiederkehrende Fragen und die Monopolisierung des Gesprächs zu steuern, wie zum Beispiel: „Lassen Sie uns das später separat besprechen“, „Wir haben dieses Thema bereits behandelt“ oder „Lassen Sie uns die nächste Frage von jemand Neuem annehmen“.
- Wenn Sie unterbrechen, bewahren Sie einen ruhigen und neutralen Tonfall, vermeiden Sie Sarkasmus oder öffentliche Zurechtweisungen und gehen Sie direkt zum nächsten Punkt über, um die Grenzen unmissverständlich klarzumachen, ohne die Teilnehmer in Verlegenheit zu bringen.
Nach zwanzig Minuten eines dreißigminütigen Meetings hebt sich erneut dieselbe Hand. Der Sprecher sagt: „Ich möchte nur einen Punkt wiederholen und hätte dann eine kurze Frage.“ Was folgt, dauert drei Minuten und enthält keine klare Frage. Es streift einen Punkt, den ich bereits angesprochen habe, driftet dann zu einem anderen Thema ab und endet schließlich mit: „Also, ich wollte nur mal Ihre Meinung dazu hören.“
Die meisten Meetingleiter dulden dieses Verhalten, weil es als unhöflich gilt, jemanden vor den Kollegen zu unterbrechen. Das Problem ist jedoch, dass diese zusätzlichen Minuten allen anderen Teilnehmern Zeit rauben. Wenn jemand diese Zeit nutzt, um laut nachzudenken oder einen Punkt zu wiederholen, werden die letzten Tagesordnungspunkte im Eiltempo abgehandelt, und die ruhigeren Gruppenmitglieder kommen möglicherweise gar nicht zu Wort.
Am einfachsten lässt sich diese Situation bewältigen, indem man vor dem Stellen von Fragen einige Grundregeln festlegt und dann klar und direkt spricht, wenn diese ignoriert werden. Man braucht weder eine schlagfertige Antwort, noch muss man herausfinden, warum die Person so ausführlich redet.
Legen Sie Grenzen fest, bevor Sie das Gespräch beginnen.
Beginnen Sie das Meeting mit einer klaren Darlegung der Tagesordnung und der dafür vorgesehenen Zeit. Sie könnten beispielsweise sagen: „Wir haben bis 2:30 Uhr Zeit, werden drei Hauptpunkte behandeln und die letzten fünf Minuten für Fragen nutzen.“ Dadurch wird ein klares Zeitlimit festgelegt, auf das Sie später zurückgreifen können, und sichergestellt, dass alle von Anfang an die gleichen Regeln kennen.
Sie können auch die Art der Fragensammlung ändern. Bitten Sie die Teilnehmenden, ihre Fragen im Chat zu posten, sie bis zum Ende des Meetings aufzuschieben oder sie während des Vortrags zu notieren. Offene Diskussionen eignen sich hervorragend für interaktive Arbeitssitzungen, sind aber selten die beste Option für Meetings mit striktem Zeitlimit.
Eine Art „Fragenparkplatz“ kann bei nützlichen, aber themenfremden Fragen hilfreich sein. Notieren Sie das Thema auf einer gut sichtbaren Liste, beauftragen Sie jemanden mit der Nachbereitung und vermerken Sie es in Ihren Notizen. Man ist eher bereit, eine Nebensache ruhen zu lassen, wenn man sieht, dass sie nicht einfach im Sande verlaufen ist.
In einer Leadership-IQ-Studie zur Teameffektivität und Frustration befragten wir 6,821 Führungskräfte und Mitarbeitende, wie oft sie Meetings ohne klaren Plan für die nächsten Schritte verlassen. 13.1 % der Befragten gaben an, dies komme häufig vor, während 46.5 % dies gelegentlich angaben. Anders ausgedrückt: Fast sechs von zehn Personen verlassen mindestens einige Meetings, ohne genau zu wissen, wie es weitergehen soll.
Natürlich sind nicht alle unklaren Tagesordnungspunkte auf lange Fragen zurückzuführen. Diese Erkenntnis verdeutlicht jedoch, wie wenig Raum für Abschweifungen in vielen Meetings bleibt. Wenn alle Beteiligten wissen, was das Meeting erreichen und wann es beendet werden soll, wirken Nebengespräche weniger persönlich, da klare Grenzen gesetzt sind, die jeder verstanden hat.
Erste Aussage: Die Nebendiskussion in eine andere Richtung lenken
Wenn jemand anfängt, ausführlich zu reden und vom Thema abweicht, sagen Sie: „Ich möchte Sie hier unterbrechen. Das ist ein wichtiges Thema, das wir besprechen sollten, aber es sprengt den Rahmen dieses Vortrags. Lassen Sie uns das später separat besprechen, damit wir die Tagesordnung rechtzeitig abschließen können.“ Dieser erste Satz ist entscheidend, denn höfliches Warten auf eine natürliche Pause kann mehrere Minuten zusätzlich kosten.
Wenn die Person antwortet: „Ich brauche noch eine Minute“, wiederholen Sie die Grenze: „Ich verstehe, aber wir müssen weitermachen . Bitte senden Sie mir die restlichen Punkte, ich kümmere mich nach dem Meeting darum.“ Sagen Sie es einmal und gehen Sie zum nächsten Tagesordnungspunkt über; eine lange Erklärung lässt die Grenze verhandelbar erscheinen.
Der zweite Satz: Schließen Sie eine Frage ab, die Sie bereits beantwortet haben.
Wenn jemand dieselbe Frage erneut stellt, sagen Sie: „Das haben wir bereits besprochen, daher werde ich das Thema jetzt wechseln. Gerne können wir es nach dem Meeting noch einmal gemeinsam durchgehen.“ Dieses Angebot, sich wieder zu melden, zeigt, dass Sie Ihre Zeit gut einteilen und Ihre Hilfe anbieten.
Es gibt jedoch einige Einschränkungen: Eine wiederholte Frage könnte darauf hindeuten, dass Ihre erste Antwort nicht verständlich war. Wenn mehrere Personen verwirrt wirken, beantworten Sie die Frage erneut. Sollte jemand immer wieder eine bereits diskutierte Meinung äußern, beenden Sie die Diskussion und fahren Sie mit einem anderen Thema fort.
Dritter Satz: Gib jemand anderem eine Chance
Wenn dieselbe Person das Gespräch immer wieder dominiert, sagen Sie: „Ich möchte sicherstellen, dass wir auch die Meinungen derer hören, die noch nicht gesprochen haben. Bitte stellen Sie die nächste Frage jemand anderem.“ Damit wenden Sie einfach eine Regel für faire Gesprächsverteilung an , die jeder im Raum verstehen kann.
Bei Besprechungen, die eine breite Beteiligung erfordern, können Sie folgende Regel im Voraus festlegen: eine Frage pro Person. So erhält jeder, der sprechen möchte, die Möglichkeit dazu. Dadurch vermeiden Sie, nachträglich eine Begrenzung einführen zu müssen, nachdem eine Person die Diskussion bereits dominiert hat.
Wie man jemanden unterbricht, ohne ihn in Verlegenheit zu bringen.
Ihr Tonfall ist hier wichtiger als übertriebene Schmeicheleien. Sprechen Sie ruhig und ohne verzweifelte Seufzer, Augenrollen oder lange Entschuldigungen und gehen Sie dann direkt zum nächsten Punkt über. Die gleiche ruhige, neutrale Formulierung zu wiederholen, ist meist wirkungsvoller, als jedes Mal nach einer durchsetzungsfähigeren Formulierung zu suchen, wenn die Person widerspricht.
Vermeiden Sie außerdem Sarkasmus und öffentliche Zurechtweisungen. Eine Formulierung wie „Wenn wir endlich zur Sache kommen“ mag zwar Gelächter hervorrufen, macht aber aus einer einfachen Zeitbegrenzung einen Statuswettbewerb. Andere könnten zögern, berechtigte Fragen zu stellen, weil sie gerade miterlebt haben, wie sich jemand durch seine eigene Rede blamiert hat.
Fünf Minuten Abschweifen vom Thema in einer Besprechung mit zwölf Personen können eine ganze Stunde Gruppenzeit in Anspruch nehmen. Diese Zeit zu schützen, gehört zu Ihren Aufgaben als Moderator. Lenken Sie das Thema zurück, beantworten Sie die häufig gestellten Fragen, geben Sie jemand anderem die Möglichkeit, sich zu äußern, und gehen Sie dann direkt zum nächsten Teilnehmer oder Tagesordnungspunkt über.
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