Wir alle werden von Gewohnheiten getrieben. Wir alle haben im Laufe des Tages wiederkehrende Aktionen, Momente, die je nach Art unseres Arbeitslebens mehrere oder Dutzende Male passieren. Sie können diese wiederkehrenden Momente nutzen, um neue Gewohnheiten zu entwickeln, die Ihre allgemeine Effektivität bei der Arbeit verbessern können. Stapeln Sie diese Minigewohnheiten dann übereinander. Hier sind einige hilfreiche Gewohnheiten, die Sie sich aneignen können, inspiriert von wiederkehrenden Aufgaben in Ihrem Alltag, die Ihnen dabei helfen, Ihre Ziele zu erreichen und Ihre Leistung zu steigern.
Unabhängig davon, ob Sie täglich von zu Hause oder vom Büro aus arbeiten, nehmen Sie wahrscheinlich an mehr als nur ein paar virtuellen Meetings teil. Virtuelle Meetings können sowohl unsere Psyche als auch unsere körperliche Verfassung stark belasten. Drehen Sie vor jedem Meeting Ihre Schultern – nach innen, nach oben und nach hinten –, kurz bevor Sie auf die Schaltfläche „An Meeting teilnehmen“ klicken. Wir alle sitzen jeden Tag zu lange. Das Runden der Schultern dehnt Sie ein wenig. Darüber hinaus erinnert es Sie daran, aufrecht zu sitzen und ermutigt Sie, die Hände auseinander zu halten. Wenn Ihre Hände auf einer Seite der von Ihnen verwendeten Noten landen, verwenden Sie dies als weitere Orientierungshilfe. (Siehe Nr. 2)
- Stellen Sie sich Ihr Feedback als mehr als nur eine Widerspiegelung Ihrer Inhalte vor. Es ist ein Requisit. Stellen Sie sich vor, auf beiden Seiten Ihres Notebooks befindet sich eine Wand. Ihre Hände sollten nicht auf Ihren Notizen oder zwischen Ihnen und Ihren Notizen landen. Die Hände auseinander zu halten und auf dem Tisch ruhen zu lassen, anstatt sie zusammenzufalten, erscheint albern, aber das ist in Ordnung. Da es seltsam aussieht, aufrecht zu sitzen und die Hände auseinander zu halten, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass Sie Handgesten verwenden. Mithilfe von Gesten können Sie die Nervosität abbauen, die wir alle beim Sprechen in einer Besprechung verspüren. Indem Sie Ihren Besprechungsteilnehmern Ihre Informationen symbolisch „übermitteln“, indem Sie auf sie zeigen, sei es persönlich oder virtuell, lenken Sie Ihre nervöse Energie in etwas Produktives und nicht in eine ruckartige oder zuckende Bewegung.
- Befolgen Sie die „Zwei-Fragen“-Regel. Wenn ein Kollege oder Kunde in einer Besprechung seine Meinung äußert, sagen wir instinktiv sofort: „Also, ich denke …“ und äußern dann unsere Meinung. Halten Sie stattdessen inne und stellen Sie zwei Fragen. Durch das Innehalten zum Nachdenken haben Sie einen Moment Zeit zum Nachdenken und die beiden Fragen helfen Ihnen, die Position der anderen Person besser zu verstehen, was möglicherweise die Art und Weise verändert, wie Sie Ihre eigene Meinung formulieren. Ich wünschte, ich könnte Ihnen die beiden Fragen nennen, die Sie stellen sollten, aber sie hängen von der Art und dem Inhalt der Aussage der anderen Person ab.
Nützliche klassische Fragen sind beispielsweise:
„Warum ist Ihnen dieses Thema so wichtig?“
„Wie sind Sie zu dieser Schlussfolgerung gekommen?“
„Welche zusätzlichen Informationen wären für Sie hilfreich?“
- Wenn der Diskussionsleiter am Ende des Meetings sagt: „Ich denke, wir sind fertig“, sehen Sie sich Ihre Meeting-Notizen an, bevor Sie auf Ihr Telefon schauen. Viele von uns schauen instinktiv sofort auf ihr Telefon, um zu sehen, welche E-Mails während des Meetings eingegangen sind. Als das Meeting endete, waren alle besprochenen Themen noch ganz aktuell. Sobald Sie auf Ihr Telefon schauen, werden die Besprechungsthemen weniger klar. Haben Sie sich am Tag nach der Besprechung schon einmal Ihre Besprechungsnotizen angesehen und sich gesagt: „Ich wusste, was das bedeutet, als ich es geschrieben habe, aber ich habe keine Ahnung, was es jetzt bedeutet.“ Wenn Sie sich Ihre Notizen ansehen, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass Sie viele Namen aufgeschrieben haben. Wir neigen dazu, Ideen oder konkrete Dinge aufzuschreiben. Fügen Sie jedem Nomen ein Verb hinzu. Wenn Sie ein Nomen und ein Verb zusammen haben, haben Sie einen vollständigen Satz, einen vollständigen Gedanken. Dieser Satz wird Ihnen einen Sinn ergeben, wenn Sie das nächste Mal in Ihre Notizen schauen, um sich daran zu erinnern, was in der Besprechung passiert ist.
- Beginnen Sie jede E-Mail mit dem Namen der Person, an die Sie schreiben. In unserem Bemühen, effektiv zu sein, verwenden wir häufig Abkürzungen, die unsere Wirkung tatsächlich untergraben. Wenn Sie direkt mit dem Kern Ihrer E-Mail beginnen, konzentrieren Sie sich auf Ihren Inhalt. Wenn Sie mit dem Namen der Person beginnen, konzentrieren Sie sich stärker auf das Individuum. Stellen Sie sich sein Gesicht vor. Sie erinnern sich an Ihr letztes Gespräch mit ihm. Sie denken darüber nach, wie diese Person Informationen erhält. Indem Sie sich auf die Person konzentrieren, können Sie besser entscheiden, welchen Ton Sie verwenden und welche Sprache angemessen und hilfreich sein könnte. Indem Sie die Nachricht auf den Einzelnen zuschneiden, erhöhen Sie die Chance, dass Ihre Nachricht im gewünschten Sinne gehört wird. Dadurch erhöhen sich auch Ihre Chancen, die gewünschte Wirkung zu erzielen.
- Sie nehmen wahrscheinlich an Dutzenden von Meetings pro Woche teil. Zu Beginn des Meetings kommt jemand vom lockeren Plausch zum Wesentlichen. Wenn Sie das Meeting eröffnen, fügen Sie nach der Angabe des Meetingzwecks eine wichtige Zeile hinzu, um den Wert Ihrer Zeit mit diesem Publikum zu steigern. Nachdem Sie gesagt haben: „Danke, dass Sie sich mit mir getroffen haben, um X zu besprechen“, fügen Sie den Satz „bevor wir darauf eingehen“ und eine offene Frage hinzu.
„Was steht sonst noch auf Ihrer Agenda?“
„Welche anderen Gespräche könnten hilfreich sein?“
Welche anderen Themen beschäftigen Sie derzeit?
Wenn Sie bereit sind, Ihre eigenen Pläne zurückzustellen, um zu sehen, was der anderen Person wichtig ist, zeigen Sie damit Ihr Interesse und Ihr Engagement für den Kunden oder Kollegen, mit dem Sie zusammenarbeiten. Ähnlich wie Sie E-Mails mit dem Namen des Empfängers beginnen, verlagert sich der Fokus des Meetings vom Inhalt auf die Person, indem Sie die Bedürfnisse der anderen Person vor Ihre Tagesordnung setzen. Es hilft Ihnen, eine Beziehung aufzubauen, anstatt nur Informationen weiterzugeben. *Das stärkt das Vertrauen und die Zusammenarbeit.*
Sie sind damit beschäftigt, die für Ihren Beruf wesentlichen Fähigkeiten zu verfeinern. Diese Fähigkeiten sind schwieriger als weichere Kompetenzen wie Kommunikationsfähigkeiten. Die Anwendung guter Techniken auf Soft Skills erfordert nur Übung. Indem Sie Ihr Verhalten in kleinen Schritten ändern, ändern Sie die Art und Weise, wie Sie mit anderen kommunizieren. Diese Verhaltensweisen werden ziemlich schnell zu Ihren neuen Gewohnheiten und Sie müssen nicht viel darüber nachdenken. *Die Verbesserung der Kommunikationsfähigkeiten steigert die Fach- und Führungskompetenz.*
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