So gewinnen Sie die besten Freelancer für Ihr Unternehmen: Ihr Leitfaden zur Auswahl der besten Auftragnehmer

Ein kritischer Moment in jeder aufstrebenden Freelance-Karriere ist erreicht , wenn das Arbeitspensum die Kapazität einer einzelnen Person übersteigt. Man sieht sich gezwungen, neue Projekte abzulehnen, Überstunden zu machen, um hinterherzukommen, oder die Qualität der Arbeit sinkt aufgrund von Erschöpfung.

Der nächste logische Schritt ist, jemanden anderen um Hilfe zu bitten, aber genau an diesem Punkt begehen viele Freiberufler ihren ersten wirklichen Einstellungsfehler , nicht weil sie die falsche Person gewählt haben, sondern weil sie sich nie die Zeit genommen haben, gründlich über die Art der professionellen Beziehung nachzudenken, die sie von Grund auf aufbauen müssen.

Wann überschreiten Ihre Projekte Ihre Kapazitäten? 

Wenn Ihr Freelance-Business wächst und Sie mit Aufgaben überlastet sind, wird die Erweiterung Ihres Teams unumgänglich. Die Sorge, als Einzel-Freelancer an Ihre Kapazitätsgrenzen zu stoßen, ist berechtigt, erfordert aber echtes Engagement und nicht nur eine kurzfristige Lösung. Unterstützung zu suchen bedeutet in der Regel eines von zwei Dingen: Entweder Sie engagieren einen weiteren Freelancer für die Mitarbeit an einzelnen Projektteilen oder Sie vergeben bestimmte Aufgaben an Subunternehmer. In der Zwischenzeit bleiben Sie dem Kunden gegenüber verantwortlich, oder Sie bauen schließlich ein kleines, eigenständiges Team auf.

Jeder dieser Wege birgt unterschiedliche Erwartungen, verschiedene bürokratische Hürden und unterschiedliche Risiken für den Fall, dass etwas schiefgeht. Daher ist es wichtig, die Struktur sorgfältig zu überdenken, anstatt einfach die einfachste Option für die erste Person zu wählen, die man anruft.

Selbstständiger Auftragnehmer oder Subunternehmer?

Diese Begriffe werden oft ungenau verwendet, beschreiben aber grundlegend unterschiedliche Beziehungen. Dieser Unterschied hat erhebliche Auswirkungen auf die Verantwortlichkeit des Auftraggebers, den Zahlungsfluss und mögliche Konsequenzen bei arbeitsbezogenen Problemen. Das Verständnis des Unterschieds zwischen freien Mitarbeitern und Subunternehmern ist der erste Schritt, da jede Rolle völlig unterschiedliche Verpflichtungen mit sich bringt, auch wenn diese Begriffe in Stellenanzeigen und im alltäglichen Sprachgebrauch oft synonym verwendet werden.

allgemein:

Der von Ihnen beauftragte unabhängige Auftragnehmer arbeitet direkt mit Ihnen innerhalb eines festgelegten Rahmens zusammen und hat im Allgemeinen die Freiheit, selbst zu bestimmen, wie die Arbeit ausgeführt wird.

Ein Subunternehmer hingegen arbeitet im Rahmen einer Vereinbarung, bei der Sie gegenüber dem Endkunden verantwortlich bleiben und der Subunternehmer direkt Ihnen und nicht dem Kunden unterstellt ist.

Wenn Sie Ihr Team für ein größeres Projekt erweitern und gegenüber Ihrem Kunden eine zentrale Anlaufstelle behalten möchten, ist die Vergabe eines Teils der Arbeit an Subunternehmer oft die einfachste Lösung. Benötigen Sie jedoch tatsächlich zusätzliche Unterstützung, die parallel und gleichberechtigt am Projekt mitarbeitet, ist die direkte Beauftragung eines zweiten unabhängigen Auftragnehmers möglicherweise die beste Option.

Worauf achten Sie bei der Überprüfung eines potenziellen Auftragnehmers?

Sobald Sie die benötigte Struktur identifiziert haben, verdient der eigentliche Inspektionsprozess die gleiche Sorgfalt, die Sie auch vom Kunden bei einer Inspektion Ihrerseits erwarten würden:

• Prüfen Sie deren Portfolio und suchen Sie nach Arbeitsproben, die Ihren Anforderungen wirklich entsprechen, und nicht nur nach allgemein beeindruckenden Arbeiten.
• Referenzen anfordern Nicht nur die Erfahrungsberichte auf ihrer Website, sondern auch die ihrer Neukunden.
• Führen Sie ein offenes Gespräch über ihre Verfügbarkeit und ihre aktuelle Arbeitsbelastung; jemand, der fünf andere Kunden betreut, hat möglicherweise nicht die Kapazität, Ihre Terminwünsche zu erfüllen.

Es lohnt sich auch, auf die Kommunikation zu achten, noch bevor etwas unterschrieben wird. Jemand, der seine Prozesse unklar darstellt, bei Einstellungsgesprächen nur langsam reagiert oder die Preisgestaltung nicht transparent macht, wird diese Verhaltensweisen wahrscheinlich auch in die Zusammenarbeit einbringen, sobald es um Geld und Termine geht. Falls Sie in dieser Phase noch ganz neu sind und Ihnen der gesamte Einstellungsprozess fremd erscheint, sollten Sie sich die Grundlagen des Freelancings noch einmal ansehen. Denn vieles, was für Sie als Einzelunternehmer galt, ändert sich, sobald Sie selbst jemanden für ein Projekt engagieren.

Eine korrekte Klassifizierung schützt nicht nur den Auftragnehmer, sondern auch Sie.

Die falsche Einstufung eines Mitarbeiters ist nicht nur ein Risiko für große Unternehmen mit Personalabteilungen. Die Verantwortung für die korrekte Einstufung der von Ihnen eingestellten Person liegt bei Ihnen, selbst wenn Sie Ihre gesamte Arbeit am Laptop erledigen.

Der Internal Revenue Service (IRS) verwendet eine Kombination aus Verhaltens-, Finanz- und Beziehungsfaktoren, um zu bestimmen, ob jemand als selbstständiger Auftragnehmer oder als Angestellter einzustufen ist – unabhängig davon, welche Bezeichnung Sie in Ihren eigenen Dokumenten verwenden. Letztendlich kommt es darauf an, wie viel Kontrolle Sie darüber haben, wie, wann und wo die Arbeit erledigt wird, wer die Werkzeuge und Ausrüstung bereitstellt und ob die Beziehung ein integraler und dauerhafter Bestandteil Ihres Unternehmens zu sein scheint oder lediglich eine zeitlich begrenzte Vereinbarung.

Das US-Arbeitsministerium wendet seinen eigenen Test der wirtschaftlichen Realität für Löhne und Arbeitszeiten an, der ähnliche Fragen aus einem etwas anderen Blickwinkel betrachtet, unter anderem die Frage, ob ein Arbeitnehmer aufgrund seiner eigenen Entscheidungen eine reale Chance hat, zu gewinnen oder zu verlieren.

Diese Fehlklassifizierung birgt nicht nur Probleme für den Auftragnehmer, sondern kann auch Sie für verspätete Steuerzahlungen, Strafen und ausstehende Sozialleistungen haftbar machen, falls sich später herausstellt, dass der als freiberuflicher Mitarbeiter (1099) behandelte Arbeitnehmer tatsächlich bei Ihnen angestellt war. Für Freiberufler mit geringen Gewinnspannen ist dies ein Risiko, das sorgfältig abgewogen werden sollte, und zwar nicht erst nach der ersten Rechnungsstellung.

Bereiten Sie den Vertrag vor, bevor Sie mit der Arbeit beginnen.

Eine mündliche Vereinbarung, so detailliert sie auch sein mag, ersetzt keinen schriftlichen Vertrag, sobald Sie jemanden für ein Projekt beauftragen. Der Vertrag sollte mindestens Folgendes enthalten:

• Die Wahrheit ist
• Zahlungsbetrag und Zahlungsplan
• Wem gehört das fertige Produkt der Arbeit?
• Erwartungen hinsichtlich der Vertraulichkeit, falls das Projekt sensible Kundendaten beinhaltet.
• Was geschieht, wenn eine der Parteien die Vereinbarung vorzeitig beenden muss?

Die US-amerikanische Small Business Administration (SBA) bietet eigene Leitlinien zur Einstellung von Auftragnehmern im Vergleich zu Angestellten an, in denen die Pflichten des Arbeitgebers detailliert beschrieben werden, einschließlich der Lohn- und Sozialleistungsrisiken, die entstehen können, wenn später festgestellt wird, dass es sich bei dem Beschäftigungsverhältnis um ein Arbeitsverhältnis handelte, unabhängig von der Bezeichnung des Vertrags.

Hier geht es nicht darum, einen Streit mit einem potenziellen Geschäftspartner zu provozieren. Vielmehr geht es darum, sicherzustellen, dass beide Parteien ein klares und gemeinsames Verständnis der schriftlichen Vereinbarung haben. So lassen sich künftige Meinungsverschiedenheiten einfach durch Rückgriff auf die dokumentierte Vereinbarung klären, anstatt dass sich jede Partei unterschiedlich an das Gespräch erinnert.

Zahlungsstrukturen in unabhängigen Vertragsbeziehungen

Die Art und Weise, wie Sie die Zahlungen strukturieren, wirkt sich direkt auf Ihren Cashflow und die Bereitschaft des Auftragnehmers aus, Ihrem Projekt Priorität einzuräumen.

1. Feste Projektgebühren – Perfekt geeignet für Unternehmen mit klar definiertem Aufgabenbereich und bekannten Ergebnissen.
2. Abrechnung nach Stunden Für offene oder explorative Unternehmen, deren Tätigkeitsbereich sich ändern kann, ist dies sinnvoller.
3. Zahlung basierend auf dem Abschluss (Phasen) Bei dieser Methode wird ein Teil des Honorars nach Abschluss bestimmter Arbeitsphasen freigegeben. Sie eignet sich besonders für langfristige Projekte und bietet beiden Parteien Sicherheit: Der Auftragnehmer muss nicht bis zum Projektende auf die Zahlung warten, und Sie zahlen nicht den vollen Betrag, bevor Sie konkrete Fortschritte sehen.

Unabhängig von der gewählten Zahlungsstruktur sollten Sie auch Ihren Zahlungsplan transparent und klar darlegen. Wenn Ihr Kunde beispielsweise innerhalb von 30 Tagen netto zahlt und Sie den Subunternehmer erst nach Zahlungseingang bezahlen möchten, müssen Sie ihn darüber informieren, bevor er mit der Arbeit beginnt – nicht erst, nachdem er seine Aufgabe abgeschlossen hat und auf die Zahlung wartet.

Wann benötigen Sie stattdessen einen echten Subunternehmer?

Es gibt einen bestimmten Punkt, an dem die Vergabe von Unteraufträgen anstelle der einfachen Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter die geeignetste Option darstellt:

• Wenn Sie der einzige Ansprechpartner für den Kunden bleiben müssen.
• Wenn die Arbeit innerhalb einer bestimmten Frist abgeliefert werden muss Ihre aktuelle Marke Oder Sie legen Ihre eigenen Qualitätsstandards zugrunde, anstatt einen separaten Beitrag zu leisten.
• Wenn Sie sich speziell aufgrund Ihres guten Rufs und des Bedarfs an zusätzlichen Kapazitäten um ein Projekt bewerben, ohne dass der Kunde das Gefühl hat, nun mehrere Lieferanten managen zu müssen.

In dieser Struktur tragen Sie die alleinige Verantwortung, falls etwas schiefgeht. Das bedeutet, dass Ihre Prüfstandards für den Subunternehmer höher, nicht niedriger sein müssen als jene, die Sie an einen gleichberechtigten Partner als Auftragnehmer anlegen. Sie stellen sicher, dass dessen Arbeit genauso gut ist wie Ihre eigene.

Warnsignale, auf die Sie vor Vertragsabschluss achten sollten

Bevor Sie sich für die Beauftragung eines Freelancers entscheiden, sollten Sie einige Warnsignale beachten, die Ihre volle Aufmerksamkeit verdienen.

1. Eine Person, die sich weigert, Referenzen oder Beispiele früherer Arbeiten vorzulegen, die für die Art des Projekts, an dem Sie arbeiten, relevant sind.
2. Die Preise scheinen im Vergleich zu ... zu gut, um wahr zu sein.Marktpreise Für die geforderte Dienstleistung deutet dies oft auf mangelnde Erfahrung oder spätere Abstriche bei der Qualität hin.
3. Zögern, die grundlegenden Bedingungen schriftlich festzuhalten, insbesondere die Zahlungsbedingungen.
4. Unklare Antworten zur Verfügbarkeit, insbesondere wenn Sie feste Zusagen hinsichtlich eines bestimmten Termins benötigen.

Keines dieser Anzeichen disqualifiziert die Person automatisch, aber sie sollten direkt angesprochen werden, anstatt darauf zu hoffen, dass sich das Problem von selbst löst, sobald man etwas unternimmt. Oftmals liefert die Reaktion einer Person auf die direkte Nachfrage nach einem Warnsignal wertvollere Informationen als die Antwort selbst.

Aufbau eines zuverlässigen Teams von unabhängigen Auftragnehmern

Um als Freelancer nachhaltig zu wachsen, ist es unerlässlich, ein Kernteam zuverlässiger freiberuflicher Mitarbeiter aufzubauen. Die erste Einstellung ist meist die schwierigste, oft aufgrund fehlender Vergleichsmöglichkeit hinsichtlich bisheriger Leistungen. Langfristig gesehen besteht das Ziel darin, einen kleinen Pool an vertrauenswürdigen Freiberuflern für verschiedene Aufgabenbereiche aufzubauen, sodass der Auswahlprozess nicht bei jedem neuen Projekt von vorne beginnen muss.

Machen Sie sich nach jedem Auftrag, auch informellen, Notizen darüber, was gut und was weniger gut lief: Kommunikationsstil, Zuverlässigkeit, Qualität der Arbeit und ob Sie den Freelancer für ein ähnliches Projekt wieder beauftragen würden. Diese Notizen werden besonders wertvoll, sobald Ihr Freelance-Business je nach Projektgröße regelmäßig wächst oder schrumpft – ein Wachstumsstadium, mit dem sich Freelancer auseinandersetzen, die ihre Geschäftsmodelle weiterentwickeln.

schließende Gedanken

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass erfolgreiches Wachstum als Freelancer von wohlüberlegten Einstellungsentscheidungen abhängt. Erfolgreiche Freelancer haben nicht das Glück, bei jeder Einstellung einen Volltreffer zu landen. Vielmehr sind es diejenigen, die jede Einstellungsentscheidung mit größter Sorgfalt behandeln – genauso, wie sie es von ihren Kunden erwarten.

Zuvor lohnt es sich, den grundlegenden Unterschied zwischen Angestellten und selbstständigen Auftragnehmern aus der Perspektive der anderen Partei noch einmal zu überdenken, denn das Verständnis dafür, was Sie überhaupt dazu bewogen hat, sich für die Freiberuflichkeit zu entscheiden, ist oft der deutlichste Hinweis darauf, was die Personen, die Sie beauftragen, ebenfalls suchen.