10 wichtige Tipps für Microsoft Teams-Nutzer

Nutzen Sie Microsoft Teams? Entdecken Sie 10 wichtige Tricks, mit denen Sie Ihre Produktivität steigern und Zeit bei Ihrer täglichen Arbeit sparen können.

Technik

By Merwan Redha

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Die wichtigsten Dinge, die Sie wissen müssen

Sie können E-Mails und deren Anhänge direkt aus Outlook an den Teams-Kanal weiterleiten, indem Sie „In Teams teilen“ verwenden, um das manuelle Kopieren und Einfügen zu vermeiden.
Aktivieren Sie die KI-gestützte Geräuschisolierung in Teams, um Hintergrundgeräusche und die Stimmen anderer Sprecher auszublenden, sodass es sich nach dem Erstellen einer Audiodatei so anhört, als befänden Sie sich in einem ruhigen Büro.
Fügen Sie Ihr Smartphone während einer Teams-Besprechung auf Ihrem Computer als zweites Gerät hinzu, um es als statische Webcam, Live-Video-Streamer oder Fernbedienung für Präsentationen zu verwenden, ohne die Audioübertragung zu unterbrechen.

📌 Inhaltsverzeichnis

Verwenden Sie die E-Mail-Weiterleitung, um Anhänge direkt an einen Kanal in Teams zu senden.
Installieren Sie Ihr Teams-Fenster für intelligentes Multitasking.
Schalten Sie die Schalldämmung ein, um Ihren Arbeitsbereich zu tarnen
Nutzen Sie die Live-Transkription, um Besprechungen nachzuverfolgen, falls Sie zu spät dazustoßen oder Ihre Gedanken abschweifen.
Starten Sie selbst ein sofortiges „Jetzt treffen“-Meeting, um das öffentliche Reden zu üben.
Nutzen Sie Loop-Komponenten, um zusammenzuarbeiten, ohne Teams zu verlassen.
Nachrichten gruppieren, um Arbeitselemente oder Informationen in andere Konversationen umzuleiten
Nutzen Sie visuelle Zeitpläne für Besprechungen, um zu vermeiden, die gesamte Aufzeichnung ansehen zu müssen.
Nutzen Sie Ihr Smartphone während einer Teams-Besprechung als Fernbedienung oder Kamera.
Delegieren Sie Anrufe an Copilot, damit dieser sie nachverfolgt, wenn Sie zu beschäftigt sind, um sie entgegenzunehmen.

Microsoft Teams ist eine vielseitige Plattform für Chat, Anrufe, Videokonferenzen und Zusammenarbeit. Sie bietet zahlreiche Funktionen und eine nahtlose Integration mit anderen Microsoft 365-Anwendungen. Wenn Teams in Ihrem Unternehmen intensiv genutzt wird, sollten Sie einige Tipps und Tricks kennen, um effizienter zu arbeiten und das Potenzial der Plattform optimal auszuschöpfen.

Verwenden Sie die E-Mail-Weiterleitung, um Anhänge direkt an einen Kanal in Teams zu senden.

Wenn Sie eine E-Mail (mit Anhang) zu einer laufenden Teams-Unterhaltung erhalten, müssen Sie diese nicht an andere Postfächer weiterleiten, kopieren und einfügen oder in den richtigen Chat bzw. Kanal hochladen. Sie können sie stattdessen direkt aus Outlook an Teams weiterleiten. E-Mail und Anhang werden den Empfängern automatisch angezeigt. Diese können auf die Vorschau klicken, um den vollständigen Inhalt in Teams zu sehen. Wenn Sie die E-Mail in Outlook auf Ihrem Desktop öffnen, wählen Sie in der Symbolleiste „In Teams teilen“ und anschließend „Teams -App öffnen“ . Wählen Sie nun das Ziel aus, fügen Sie optional eine Nachricht hinzu und klicken Sie auf „Teilen“ . Sie können Anhänge vor dem Senden hinzufügen oder entfernen.

Installieren Sie Ihr Teams-Fenster für intelligentes Multitasking.

Wenn Sie während eines Teams-Anrufs nebenbei andere Dinge erledigen, sollten Sie dies nicht offensichtlich machen. Sie können Ihr Teams-Fenster über anderen Apps anheften, sodass es auch beim Wechseln zwischen Fenstern sichtbar bleibt. Dadurch behalten Sie den Blickkontakt und können schnell auf die Anrufsteuerung zugreifen. Das Anheften ist auch praktisch, wenn Sie aktiv chatten oder während der Arbeit in einer anderen App auf Teams zurückgreifen müssen. Wählen Sie dazu das Pluszeichen (Weitere Optionen) in der oberen rechten Ecke des Fensters, das Sie anheften möchten, und klicken Sie auf „ Fenster oben anheften “. Angeheftete Fenster können Sie in der Größe anpassen oder an eine beliebige Stelle auf Ihrem Bildschirm verschieben.

Schalten Sie die Schalldämmung ein, um Ihren Arbeitsbereich zu tarnen

Wenn Sie von einem öffentlichen Ort aus an Teams-Anrufen und -Besprechungen teilnehmen – beispielsweise aus einem Café, einem Coworking-Space, einer Bar oder am Pool – können Sie die Sprachisolierung aktivieren, sodass es sich anhört, als wären Sie allein in einem ruhigen Büro. Diese KI-gestützte Funktion erkennt Ihre Stimme und blendet andere Geräusche aus, auch die der anderen Sprecher. (Teams bietet außerdem eine Stummschaltungsfunktion, um Hintergrundgeräusche zu reduzieren .) Um die Sprachisolierung zu nutzen, müssen Sie zunächst ein Sprachprofil hinzufügen. Dies dauert etwa 30 Sekunden und erfordert eine ruhige Umgebung. Die Funktion ist in Anrufen und Besprechungen standardmäßig aktiv, bis Sie sie deaktivieren.

Nutzen Sie die Live-Transkription, um Besprechungen nachzuverfolgen, falls Sie zu spät dazustoßen oder Ihre Gedanken abschweifen.

Teams verfügt über eine integrierte Live-Transkriptionsfunktion, die Audio nahezu in Echtzeit mit Sprechererkennung aufzeichnet. So können Sie schnell nachvollziehen, was gesagt wurde, falls Sie später dazukommen, kurz weg sind oder etwas verpasst haben, während Sie andere Dinge erledigen. Die Transkription startet automatisch für aufgezeichnete Besprechungen. Organisatoren und Referenten können die Live-Transkription jedoch auch dann starten, wenn die Aufzeichnung nicht läuft. Gehen Sie dazu im Menü „Aktionen“ auf „Aufzeichnen und transkribieren“ > „Transkription starten“ > „Bestätigen“. Falls Sie als Teilnehmer das Transkriptionsfenster nicht sehen, müssen Sie möglicherweise im selben Menü „Transkript anzeigen“ auswählen.

Starten Sie selbst ein sofortiges „Jetzt treffen“-Meeting, um das öffentliche Reden zu üben.

Teams bietet die Funktion „Jetzt besprechen“ für spontane Besprechungen. Mit wenigen Klicks können Sie eine Besprechung für einen Kanal, einen Gruppenchat oder einfach nur für sich selbst starten. Diese Besprechungen werden wie geplante Besprechungen aufgezeichnet, sodass Sie die Zeit nutzen können, um eine Präsentation zu proben oder Notizen für die Transkription zu diktieren. Gehen Sie zum Kalender und klicken Sie oben rechts auf „ Jetzt besprechen“ . Geben Sie der Besprechung einen Namen und wählen Sie „Besprechung starten“ > „Jetzt teilnehmen“ . Die Aufzeichnungen werden in Ihrem OneDrive gespeichert.

Nutzen Sie Loop-Komponenten, um zusammenzuarbeiten, ohne Teams zu verlassen.

Loop ist eine Kollaborationsfunktion in Microsoft 365, mit der Sie in Echtzeit innerhalb einer Teams-Unterhaltung Terminpläne, Aufgabenlisten und schriftliche Inhalte erstellen und bearbeiten können. So müssen Sie die App nicht verlassen, um eine separate Datei zu erstellen oder ständig statische Aktualisierungen zu senden, die in anderen aktiven Unterhaltungen oder Kanälen untergehen könnten. Wenn Sie eine Loop-Komponente für eine Besprechungsagenda, eine Arbeitsliste oder Gruppennotizen erstellen, werden die Änderungen sofort für alle synchronisiert – auch in anderen Microsoft-Apps wie Outlook und Whiteboards. Klicken Sie in Ihrer Teams-Unterhaltung oder Ihrem Kanal auf das Loop- Symbol und wählen Sie den Komponententyp aus. Sobald die Komponente erstellt und gesendet wurde, kann jeder Teilnehmer der Unterhaltung daran mitarbeiten.

Nachrichten gruppieren, um Arbeitselemente oder Informationen in andere Konversationen umzuleiten

Teams verfügt über eine Weiterleitungsfunktion, mit der Sie Nachrichten von einer Konversation in eine andere senden können. Anstatt zu kopieren und einzufügen, erscheint die ursprüngliche Nachricht, das Bild oder die Schleifenkomponente direkt in der empfangenden Konversation oder dem Kanal. Anfang des Jahres hat Microsoft die Weiterleitungsfunktion erweitert, sodass nun bis zu fünf Nachrichten in einer einzigen Nachricht in ihrer ursprünglichen Reihenfolge gesendet werden können. So können Sie mehrere Arbeitselemente oder Notizen mit einer anderen Konversation teilen, ohne dass diese im Verlauf verloren gehen. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Nachricht und wählen Sie das Pluszeichen > Weiterleiten > Mehrere Nachrichten . Markieren Sie anschließend die Kontrollkästchen neben den Nachrichten, die Sie weiterleiten möchten. Klicken Sie auf Weiter , geben Sie den Namen des Empfängers, den Gruppenchat oder den Kanal ein und klicken Sie dann auf Weiterleiten.

Nutzen Sie visuelle Zeitpläne für Besprechungen, um zu vermeiden, die gesamte Aufzeichnung ansehen zu müssen.

Wenn Sie eine aufgezeichnete Teams-Besprechung verpasst haben, stehen Ihnen wahrscheinlich schriftliche Notizen zur Verfügung, wie z. B. ein Transkript oder eine KI-generierte Zusammenfassung. Es kann jedoch Situationen geben, in denen Sie die Aufzeichnung ansehen müssen, um sich ein umfassendes Bild vom besprochenen Inhalt zu machen. Anstatt die gesamte Wiedergabe anzusehen oder im Video nach bestimmten Gesprächsteilen zu suchen, können Sie sehen, wo Ihr Name erwähnt wurde, und direkt zu diesem Abschnitt der Aufzeichnung springen. Zeitleisten-Tags sind Teil der intelligenten Besprechungszusammenfassung von Teams, einer KI-gestützten Funktion, die Premium-Abonnenten zur Verfügung steht. Um eine personalisierte Zeitleiste sowie Audio- und Videozusammenfassungen anzuzeigen, gehen Sie in einer Teams-Unterhaltung oder einem Kalender auf die Registerkarte „Zusammenfassung“.

Nutzen Sie Ihr Smartphone während einer Teams-Besprechung als Fernbedienung oder Kamera.

Wenn Sie über Ihren Computer an einer Teams-Besprechung teilnehmen, können Sie Ihr Smartphone ganz einfach als zweites Gerät hinzufügen, ohne die Audioübertragung zu unterbrechen oder sich ab- und wieder anmelden zu müssen. Ihr Smartphone kann dann als statische Webcam, für Live-Videostreaming oder sogar zur Steuerung einer Präsentation auf Ihrem Hauptgerät verwendet werden, falls Sie sich im Raum bewegen müssen. Öffnen Sie während einer Besprechung auf Ihrem Computer Teams auf Ihrem Smartphone und wählen Sie „Anruf beitreten“ > „Dieses Gerät hinzufügen“ . Ihre Kamera und Ihr Mikrofon werden automatisch stummgeschaltet, können aber bei Bedarf einzeln oder beides aktiviert werden.

Anrufdelegation an Copilot Um nachzufassen, wenn Sie zu beschäftigt sind, um zu antworten

Wenn Sie viel zu tun haben, nicht im Büro sind oder Teams-Anrufe einfach vor der Annahme prüfen möchten, könnte ein KI-gestützter Anrufbeantworter hilfreich sein. Mit dem Update vom April 2026 hat Microsoft die Anrufweiterleitungsfunktion Copilot in Teams eingeführt. Diese kann Ihre Anrufe filtern (und potenziellen Spam blockieren), die Absicht des Anrufers erfassen und die Anrufannahme entsprechend anpassen. Ist der Anruf dringend, wird er an Sie weitergeleitet. Andernfalls plant Copilot Rückrufe und Besprechungen basierend auf Ihrer Verfügbarkeit. Die Funktion ist derzeit im Rahmen des Microsoft 365 Copilot Frontier-Programms verfügbar und unterstützt die Desktop- und Webversionen von Teams (Ihre Sprache muss auf Englisch eingestellt sein).

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