10 unverzichtbare Zoom-Tipps für jeden Nutzer

Virtuelle Meetings sind aus der Remote-Arbeit nicht mehr wegzudenken, können aber mitunter mühsam sein. Wenn Sie Zoom als Videokonferenzplattform bevorzugen, gibt es einige versteckte Funktionen, mit denen Sie Meetings effizienter für die Organisatoren und ansprechender für die Teilnehmer gestalten können. Hier finden Sie die besten Tipps und Tricks, um Zoom optimal zu nutzen.

Nutzen Sie selbstgewählte Untergruppenräume, um ein virtuelles Netzwerk-Event zu veranstalten.

Virtuelle Kommunikation ist von Natur aus etwas ungewohnt, und es kann noch schlimmer werden, wenn man Teilnehmende in zufällige Untergruppenräume einteilt, um sie zu Gesprächen zu zwingen. Normalerweise werden Meetingteilnehmende automatisch Untergruppenräumen zugewiesen, aber Zoom bietet eine Funktion, mit der man den Raum selbst auswählen und in seinem eigenen Tempo zwischen den Räumen wechseln kann. Das schafft eine flexiblere Erfahrung, die der persönlichen Interaktion ähnelt. Als Gastgeber können Sie die Untergruppenräume benennen, sodass die Teilnehmenden sie anhand ihrer Interessen oder bestimmter Themen selbst auswählen können.

Klicken Sie auf „Breakout-Räume“ , wählen Sie die gewünschte Anzahl an Räumen aus, aktivieren Sie „ Teilnehmern die Raumwahl erlauben “ und klicken Sie auf „ Erstellen “. Klicken Sie anschließend auf „Optionen“ oder das Zahnradsymbol und aktivieren Sie „ Teilnehmern die Raumwahl erlauben “ und „ Teilnehmern jederzeit die Rückkehr zur Hauptsitzung ermöglichen “. Sobald die Breakout-Räume erstellt wurden, wird im Fenster „Breakout-Räume“ die Option „Umbenennen“ angezeigt , mit der Sie jedem Raum einen Namen geben können.

Um an Breakout-Räumen teilzunehmen, klicken die Teilnehmenden auf „Breakout-Räume“ , bewegen den Mauszeiger über die Nummer in der Liste und klicken dann auf „Teilnehmen“ > „Teilnehmen“ . Sie können auf die gleiche Weise zwischen den Räumen wechseln oder zur Hauptsitzung zurückkehren. Bitte beachten Sie, dass die Selbstauswahl nur in Desktop- und Mobilanwendungen möglich ist; Webclient-Nutzer müssen vom Host manuell in einen Breakout-Raum versetzt werden.

Laden Sie eine CSV-Datei herunter, um Untergruppenräume für große Besprechungen vorzubefüllen.

Alternativ gibt es viele Situationen, in denen Sie Meeting-Teilnehmer bestimmten Breakout-Räumen zuweisen müssen, anstatt ihnen die Wahl zu überlassen oder die zufällige Zuweisungsfunktion von Zoom zu nutzen. Beispielsweise, wenn Sie sicherstellen möchten, dass alle Mitglieder eines bestimmten Teams im selben Raum sind. Dies kann zwar manuell nach Meetingbeginn erfolgen, ist aber bei großen Gruppen deutlich einfacher im Voraus zu erledigen. Sie benötigen dafür lediglich eine CSV-Datei. Eine Vorlage finden Sie auf der Zoom-Supportseite : Sie benötigen lediglich eine Spalte für die Namen der Breakout-Räume und eine weitere für die E-Mail-Adressen der Teilnehmer. Gehen Sie beim Planen des Meetings auf „Optionen “ , wählen Sie „Breakout-Räume vorab zuweisen“ > „Aus CSV importieren“ und ziehen Sie Ihre Datei per Drag & Drop in das Pop-up-Fenster. Zoom ermöglicht die Vorabzuweisung von bis zu 100 Räumen und 1000 Teilnehmern.

Verwenden Sie einen virtuellen Hintergrund für Ihre Folien, um eine persönliche Präsentation zu simulieren.

Wenn Sie vor Publikum präsentieren, stehen Sie in der Regel vor Folien, sodass die Zuhörer Sie und Ihre Inhalte gleichzeitig sehen können. Die Funktion „Virtueller Hintergrund“ von Zoom ahmt dies nach, indem Ihr Video über Ihren geteilten Bildschirm gelegt wird. So können die Teilnehmer Ihre Mimik und Gestik sehen und Ihren Folien folgen, ohne zwischen Ihnen und den Folien hin- und herschauen zu müssen. (Hinweis: Diese Funktion ist auch mit PowerPoint und Keynote kompatibel.) Klicken Sie auf „Teilen“ > „Bildschirme “ und wählen Sie im Bereich „Anwendungen “ Microsoft PowerPoint aus . Anschließend können Sie den Overlay-Typ für Ihr Video auswählen. Die Option „Im Vordergrund“ platziert Ihr Bild über den geteilten Folien. Sie können die Größe Ihres Videos anpassen und es auf dem Bildschirm verschieben. Klicken Sie dann auf „ Teilen“.

Teilen Sie den Ton Ihres Computers, um in den Pausen für Umgebungsgeräusche zu sorgen.

Wenn Sie während Besprechungspausen eine bestimmte Atmosphäre schaffen oder Musik als Erinnerung an die Rückkehr nach der Pause nutzen möchten, können Sie den Ton Ihres Computers freigeben und so für angenehme Hintergrundgeräusche sorgen. Dies funktioniert unabhängig davon, ob Sie Ihren Bildschirm freigeben oder nicht. So können Sie beispielsweise eine Präsentation mit Informationen halten, während im Hintergrund Musik läuft. Um Audio freizugeben, ohne Ihren Bildschirm zu teilen, klicken Sie auf „Bildschirm freigeben“ > „Erweitert“ > „Computer-Audio“ > „Freigeben“ . Sie können Audio von jedem beliebigen Ort auf Ihrem Gerät abspielen, einschließlich Musik-Streaming-Diensten und YouTube. Wenn Sie zusätzlich Ihren Bildschirm freigeben möchten, klicken Sie auf „ Bildschirm freigeben“ , wählen Sie dann das Programm oder den Desktop aus, den Sie freigeben möchten, und wählen Sie anschließend „Ton freigeben“ > „Freigeben“.

Mehrere Redner werden hervorgehoben, um eine realistische Podiumsdiskussion zu simulieren.

Standardmäßig hebt Zoom das Video oder Symbol des aktuellen Sprechers hervor. Dies kann je nach Ansicht ablenkend wirken, da die Videos auf dem Bildschirm wandern – insbesondere während Fragerunden, wenn mehrere Teilnehmer ihr Mikrofon einschalten und mit den Vortragenden interagieren. Um diese Unübersichtlichkeit zu vermeiden, können Zoom-Hosts bis zu neun Personen als Hauptsprecher festlegen, sodass diese in der Hauptsprecheransicht für die Teilnehmer sichtbar sind. (Dies unterscheidet sich vom Anheften eines Teilnehmers, wodurch Personen nur auf Ihrem Gerät als Hauptsprecher festgelegt werden.)

Die Spotlight-Funktion simuliert eine echte Podiumsdiskussion und ermöglicht es allen Teilnehmenden, alle Hauptredner gleichberechtigt zu sehen. Andere Teilnehmende bleiben über einen Schieberegler am oberen Rand des Meeting-Fensters sichtbar. Um ein Spotlight hinzuzufügen, bewegen Sie den Mauszeiger über das Video eines Teilnehmenden und klicken Sie auf die drei Punkte > Spotlight für alle . Wiederholen Sie diesen Vorgang für bis zu neun Redner.

Hinzufügen einer immersiven Ansicht zu realen Besprechungsorten

Virtuelle Meetings können oft eintönig sein, doch die Funktion „Immersive Ansicht“ von Zoom macht Präsentationen, Kurse oder Gruppentreffen deutlich ansprechender, indem die Teilnehmenden in realistische Szenen eingebettet werden. Statt schwebender Köpfe in kleinen Kästchen können Sie die Teilnehmenden beispielsweise an Schreibtischen im Klassenzimmer, auf Stühlen hinter einer Bühne oder sogar um ein Lagerfeuer „sitzen“ lassen. Für ein optimales visuelles Erlebnis stellen Sie sicher, dass Ihre Zoom-Kamera einwandfrei funktioniert . Zoom bietet vorgefertigte Szenen an, oder Sie können ein Foto Ihres Büros oder Außenbereichs hochladen. Diese virtuellen Hintergründe bieten Platz für bis zu 25 Teilnehmende. Klicken Sie als Gastgeber auf „Ansicht“ > „Immersiv“ , wählen Sie dann, ob die Teilnehmenden automatisch oder manuell zur Szene hinzugefügt werden sollen, und wählen Sie die gewünschte Szene aus. Klicken Sie auf „ Starten“ , um die Teilnehmenden in der immersiven Ansicht zu platzieren. Für benutzerdefinierte immersive Ansichten müssen Sie die Teilnehmenden manuell verschieben.

Separate Audiodateien für die Aufnahme von Podcasts oder Lerninhalten.

Da sich jedes Zoom-Meeting aufzeichnen lässt, ist es eine praktische Plattform zum Erstellen und Speichern von kollaborativen oder dialogorientierten Inhalten wie Podcasts, Tutorials, Vorstandssitzungen und Plus-Meetings. Wenn jedoch mehrere Personen gleichzeitig ins Mikrofon sprechen, kann das spätere Anhören schwierig sein – insbesondere, wenn sich die Teilnehmer gegenseitig übertönen oder Hintergrundgeräusche auftreten, während ein Teilnehmer spricht. In solchen Fällen können Sie separate Audiodateien aufnehmen und diese später zusammenfügen, um eine bessere Klangqualität zu erzielen. Klicken Sie als Gastgeber in der Zoom-Desktop-App auf Ihr Profilbild > Einstellungen > Aufzeichnen und aktivieren Sie die Option „ Für jeden Teilnehmer eine separate Audiodatei aufnehmen“ . Dadurch wird jede Datei lokal unter dem Namen des jeweiligen Teilnehmers gespeichert.

Richten Sie ein zweites Gerät als „Co-Host“ ein, um die Teilnehmer und den Chat zu verwalten.

Die Leitung eines Meetings erfordert, dass Sie eine Präsentation teilen, den Chat überwachen und die teilnehmenden Personen im Blick behalten – all das kann recht schwierig sein, insbesondere auf einem kleinen Bildschirm. Eine Lösung ist die Anmeldung mit einem zweiten Gerät. Nutzen Sie eines für die Bildschirmfreigabe und das andere für die Verwaltung der Teilnehmer und des Chats. Nehmen Sie von beiden Geräten aus am Meeting teil: Klicken Sie auf Ihrem Hauptgerät mit Gastgeberrechten auf „ Teilnehmer“ , bewegen Sie den Mauszeiger über Ihr anderes Profil in der Liste und klicken Sie dann auf „Mehr“ > „Zum Co-Gastgeber ernennen“ > „Bestätigen“ . (Auch wenn Sie nicht der Hauptgastgeber sind, können Ihnen Co-Gastgeberrechte zugewiesen werden.)

Mit einem kostenpflichtigen Zoom-Konto können Sie sich gleichzeitig auf zwei Geräten desselben Typs oder auf einem Computer und einem Smartphone bzw. Tablet anmelden. Alternativ kann sich jeder mit einem anderen Konto oder als Gast auf einem anderen Gerät anmelden. Wenn Sie mit demselben Profil angemeldet sind, schalten Sie bitte alle Mikrofone auf dem zweiten Gerät stumm, um Echos zu vermeiden.

Richten Sie Ihren eigenen Warteraum ein, um eine Live-Agenda zu teilen und mit den Teilnehmern zu chatten.

Wenn Sie ein professionelleres (oder ansprechenderes) Wartezimmererlebnis als die standardmäßige Zoom-Seite mit der Meldung „Warten auf den Start des Meetings durch den Host“ wünschen, können Sie die Anzeige für die Teilnehmenden anpassen. Die einfachste Option ist ein Texttitel für das Wartezimmer. Sie können aber auch ein Bild hinzufügen, Ihr Firmenlogo zusammen mit einer Nachricht oder Beschreibung für das Meeting hochladen oder ein Video in Dauerschleife (mit oder ohne Ton) einbinden. Dieses Video kann verwendet werden, um die Meeting-Agenda, die Meeting-Regeln und eine Begrüßungsnachricht anzuzeigen. Aktivieren Sie das Wartezimmer bei der Planung Ihres Meetings und gehen Sie anschließend zu Wartezimmer-Optionen > Wartezimmer anpassen > Speichern Sie Ihre Anpassungen.

Die Zoom-Warteräume bieten auch eine Chatfunktion, mit der Gastgeber Nachrichten an alle Teilnehmer senden oder privat mit einzelnen Personen kommunizieren können. Klicken Sie auf „Chat“ und wählen Sie die gewünschte Person oder die Teilnehmer des Warteraums aus , um mit allen zu chatten.

Nutzen Sie AI Companion, um eine Zusammenfassung zu erhalten, wenn Sie verspätet zu einer Besprechung hinzukommen.

Der KI-Begleiter von Zoom bietet Produktivitätsfunktionen wie Notizen, Besprechungszusammenfassungen und die Festlegung von Aktionspunkten. Ist er für eine Besprechung aktiviert, beantwortet er die Fragen der Teilnehmenden in Echtzeit. So erhalten Sie auch bei verspäteter Teilnahme eine Zusammenfassung aller verpassten Punkte, ohne Ihre Verspätung zu thematisieren. Vordefinierte Fragen sind beispielsweise „Können Sie mich auf den neuesten Stand bringen?“, „Wurde mein Name erwähnt?“ und „Welche Aktionspunkte gibt es?“. Sie können aber auch eigene Fragen stellen. Klicken Sie dazu auf das Symbol des KI-Begleiters oben rechts in der Besprechung und wählen Sie eine vordefinierte Frage aus oder formulieren Sie Ihre eigene. Bitte beachten Sie, dass die Funktion „Besprechungsfragen“ nur für Unternehmens- und Firmenkonten verfügbar ist und vom Gastgeber aktiviert werden muss.