10 Google Drive-Tricks, die Sie beherrschen sollten

Als zentrale Anlaufstelle für (fast) alle in Ihrem Google-Konto gespeicherten Dateien ist Drive ein unverzichtbares Tool für Workspace-Nutzer zum Speichern, Organisieren und Teilen von Dokumenten, Tabellen und Medien. Damit Ihr Drive stets übersichtlich bleibt und Sie die Kollaborationsfunktionen optimal nutzen können, finden Sie hier 10 nützliche Tipps.

Um Speicherplatz zu sparen, fügen Sie Verknüpfungen hinzu, anstatt Dateien zu duplizieren.

Wenn Sie Google Drive organisieren und eine einzelne Datei aus mehreren Ordnern zugänglich machen möchten – was häufig bei verschiedenen Projekten der Fall ist –, müssen Sie sie nicht verschieben oder mehrere Kopien erstellen. Das verbraucht Speicherplatz und verhindert, dass Teammitglieder an derselben Version arbeiten können. Lassen Sie stattdessen die Originaldatei an ihrem ursprünglichen Speicherort und erstellen Sie Verknüpfungen an anderen Orten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Datei in Google Drive, um das Optionsmenü zu öffnen, und wählen Sie dann „ Organisieren“ > „Verknüpfung hinzufügen“ und anschließend den Zielordner aus.

Verwenden Sie URL-Kürzer, um schnell neue Dateien speziell für ein bestimmtes Konto zu erstellen.

URL-Kürzer sparen enorm viel Zeit beim Erstellen neuer Drive-Dateien – insbesondere von Docs, Tabellen und Präsentationen –, vor allem, wenn Sie gleichzeitig in mehreren Google-Konten angemeldet sind, beispielsweise in einem geschäftlichen und einem privaten. Wenn Sie doc.new, sheet.new oder slide.new in die Adressleiste eingeben, wird automatisch eine neue Datei in Ihrem Hauptkonto erstellt. Fügen Sie /1, /2, /3 usw. hinzu, um das gewünschte Konto anzugeben. So sparen Sie sich mehrere Klicks, um eine neue Datei zu erstellen.

Verwenden Sie die geänderten Freigabelinks, um automatisch Kopien zu erstellen.

Ein weiterer Link-Kürzer ermöglicht es Ihnen, Empfänger geteilter Dateien dazu zu zwingen, eine Kopie zu erstellen, anstatt das Original nur anzusehen oder zu bearbeiten. Diese Funktion ist nützlich für das Teilen von Vorlagen, Checklisten und anderen Materialien, die Benutzer bearbeiten müssen, während die Originalversion erhalten bleibt. Ersetzen Sie einfach `/edit` oder `/view` am Ende des Freigabelinks durch `/copy`, und die Empfänger werden beim Öffnen aufgefordert, eine Kopie zu erstellen.

Laden Sie neue Versionen hoch, um bestehende Dokumente zu überschreiben, ohne den Freigabelink zu ändern.

Google Originals werden während der Bearbeitung in Echtzeit aktualisiert, sodass alle Mitwirkenden die Änderungen sehen können. Neue Versionen von PDFs, Bildern und Videos müssen jedoch erneut freigegeben werden – es sei denn, Sie überschreiben das Original. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Datei, die nicht von Google stammt, und wählen Sie „ Versionen verwalten“ > „Neue Version hochladen“, um denselben Freigabelink für das Update beizubehalten.

Dateien im schreibgeschützten Modus sperren, um zu verhindern, dass Plus Änderungen vornimmt.

Wenn Sie die endgültige Version einer Drive-Datei freigeben möchten, aber verhindern wollen, dass Empfänger Änderungen vornehmen – ob versehentlich oder absichtlich –, können Sie die Datei im schreibgeschützten Modus sperren. Diese Methode ist schneller als die Konvertierung in eine PDF-Datei oder die Verwaltung der Berechtigungen für verschiedene Benutzer. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, um das Optionsmenü zu öffnen, und wählen Sie dann „ Dateiinformationen“ > „Sperren“ . (Beachten Sie, dass Sie die Datei erst bearbeiten können, nachdem Sie sie entsperrt haben.)

Aktivieren Sie die Upload-Konvertierung, um .docx-Dateien in kompatible Google-Dateien zu konvertieren.

Eine weitere Funktion, die Ihnen wiederholtes Klicken erspart, ist die automatische Konvertierung externer Dateien in Google Docs-Formate. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie häufig .docx-, .xlsx- oder .pptx-Dokumente von Microsoft-Nutzern erhalten. Anstatt die Konvertierung jedes Mal manuell durchzuführen, können Sie unter „Einstellungen“ > „Allgemein“ im Abschnitt „Uploads“ die Option zum Konvertieren hochgeladener Dateien in das Google Docs-Format aktivieren.

Fügen Sie Bildunterschriften zu PDF-Dateien hinzu, um direktes Feedback zu geben.

Bearbeitbare Drive-Dateien ermöglichen das einfache Markieren und Kommentieren von Texten. Dies ist aber auch für andere Dateitypen im Vorschaumodus möglich. Diese Funktion ist besonders nützlich, um Grafiken, Layouts und Designs zu kommentieren, ohne die Datei herunterladen und in einem separaten Programm öffnen zu müssen. Doppelklicken Sie einfach, um ein Bild zu öffnen oder eine PDF-Vorschau anzuzeigen, und klicken Sie anschließend auf das Kommentarsymbol oben. Wählen Sie dann den Bereich aus, den Sie kommentieren möchten, und fügen Sie Ihren Kommentar hinzu.

Nutzen Sie erweiterte Suchfilter, um verlorene Dateien schnell wiederzufinden.

Mein persönliches Google Drive ist oft etwas unübersichtlich, sodass es schwierig ist, alte Dateien mit vergessenen Namen zu finden, ohne eine ellenlange Liste ungeordneter Elemente durchsuchen zu müssen. Erweiterte Suchfilter sind hier ein wichtiger Bestandteil der Lösung. Sie ermöglichen es, die Suche nach Dateityp, Besitzer und Datum einzugrenzen. Geben Sie einfach Begriffe wie „ Typ:“, „Besitzer :“, „ vor :“ oder „nach:“ in die Suchleiste ein, gefolgt von Ihren Kriterien.

Erstellen Sie ein eigenes Projektcenter für den einfachen Zugriff auf zugehörige Dateien.

Die Organisationsstruktur von Google Drive ist bemerkenswert einfach: Auf der Registerkarte „Startseite“ werden vorgeschlagene Dateien und Ordner angezeigt, während die Registerkarte „Meine Ablage“ standardmäßig alphabetisch sortiert ist und optional nach Änderungsdatum sortiert werden kann. Sie können natürlich Ordner erstellen und Dateien verschieben (auch mithilfe der oben erwähnten Tastenkombinationen). Es kann aber auch hilfreich sein, ein dynamisches „Zentrum“ für den schnellen Zugriff auf relevante Dateien zu erstellen, beispielsweise für ein bestimmtes Arbeitsprojekt oder Ihren Urlaub. Nutzer des kostenpflichtigen Arbeitsbereichs erhalten die Registerkarte „Priorität“, die bis zu 25 Dateien aus beliebigen Bereichen in Google Drive gruppiert, ohne sie von ihrem ursprünglichen Speicherort zu verschieben. Nutzer der kostenlosen Version können Elemente mit einem Stern markieren oder eine Master-Dokumentdatei erstellen und mithilfe des @-Symbols Dateifelder einfügen.

Mit dem Drive-Scanner können Sie Belege und gedruckte Dokumente schnell digitalisieren.

Sie benötigen keine separate App zum Scannen von Dokumenten; Google Drive bietet diese Funktion bereits integriert . So können iPhone- und Android-Nutzer gedruckte Materialien schnell und einfach mit der Kamera ihres Geräts in Drive digitalisieren. Öffnen Sie die Drive-App und tippen Sie auf das Scan-Symbol oder das Pluszeichen (+) . Tippen Sie anschließend auf „Dokument scannen“ . Google nimmt einige Anpassungen vor . Danach können Sie Name und Speicherort festlegen und auf „Hochladen“ tippen . Ihre gescannten Belege, Verträge und andere Dateien sind dann wie alle anderen Dateien in Ihrem Drive durchsuchbar.