So nutzen Sie einen Leistungsverbesserungsplan (PIP) effektiv

Die wichtigsten Eckpunkte

• Ein Leistungsverbesserungsplan (Performance Improvement Plan, PIP) ist ein Fahrplan und keine Strafe. Es soll den Teammitgliedern dabei helfen, sich weiterzuentwickeln – und sie nicht durch Einschüchterung zur Einhaltung der Vorschriften zwingen oder ihnen ein Scheitern vorgaukeln.
• Verwenden Sie einen Leistungsverbesserungsplan (PIP) nur nach klaren und ehrlichen Gesprächen. Wenn Sie keine Erwartungen festgelegt oder echte Gespräche über Misserfolge geführt haben, ist es an der Zeit.
• Ein Leistungsverbesserungsplan (Performance Improvement Plan, PIP) dient der Lösung kompetenzbasierter Probleme. Denken Sie an verpasste Termine oder Verkaufsziele – nicht an Verhaltensprobleme wie Unpünktlichkeit oder Respektlosigkeit.
• Klarheit ist Freundlichkeit. Ihr Teammitglied sollte niemals von einem Leistungsverbesserungsplan (Performance Improvement Plan, PIP) überrascht werden. Wenn dies der Fall ist, liegt das Problem in einer unklaren Führung.
• An erster Stelle stehen Einzelgespräche. Bevor Sie zu einem formellen Plan greifen, nutzen Sie regelmäßige Einzelgespräche, um Probleme frühzeitig zu erkennen und Ihr Team hinsichtlich des weiteren Vorgehens zu coachen.
• Ein solider Leistungsverbesserungsplan (Performance Improvement Plan, PIP) enthält spezifische Details. Erstellen Sie eine klare Liste mit den Mängeln, den zu ändernden Maßnahmen, der Art und Weise, wie Sie den Fortschritt verfolgen und was passiert, wenn keine Verbesserung eintritt.

Niemand mag schwierige Gespräche. Nicht du. Auch nicht Ihre Teammitglieder. Nicht einmal der Kollege, der das Pokerface als Marke hätte schützen lassen können.

Wenn jemand in Ihrem Team die Erwartungen nicht erfüllt, können Sie nicht einfach die Daumen drücken und hoffen, dass sich die Dinge wie durch Zauberhand verbessern. Sie müssen eingreifen – klar und aufrichtig. So fährt man gut.

Was aber, wenn Sie bereits schwierige, ehrliche Gespräche geführt haben und sich die Dinge trotzdem nicht verbessern? Genau da kommt der Leistungsverbesserungsplan (PIP) ins Spiel (wir nennen ihn auch den 90-Tage-Plan).

Entgegen der landläufigen Meinung ist ein Leistungsverbesserungsplan (Performance Improvement Plan, PIP) nicht nur ein formeller Schritt vor der Entlassung einer Person. Es geht auch nicht um Mikromanagement oder das Verteilen von Strafen. Ein Performance Improvement Plan (PIP) ist – richtig eingesetzt – ein klarer Fahrplan für Wachstum und ein klarer Plan für die Zukunftserwartungen.

Es gibt leistungsschwachen Teammitgliedern eine echte Chance, die Situation zu verbessern. Und falls das nicht gelingt, ermöglicht es ihnen einen würdevollen und respektvollen Ausstieg. Schauen wir uns also an, wie ein Plan zur Leistungsverbesserung aussehen sollte und wie Sie mit einer Führung vorgehen können, die Ihrem Team am besten dient.

Was ist ein Leistungsverbesserungsprogramm (PIP)?

Der Begriff PIP steht für Leistungsverbesserungsplan . Es handelt sich dabei um einen schriftlichen Plan, der die Schwächen in der Leistung eines Mitarbeiters präzise identifiziert und aufzeigt , was er tun muss, um die Arbeitserwartungen zu erfüllen . Ein PIP ist ein grundlegendes Instrument des Leistungsmanagements und bietet einen strukturierten Rahmen zur Problemlösung und Zielsetzung.

Was ist ein Performance Improvement Program (PIP) bei der Arbeit?

Ein Performance Improvement Program (PIP) oder Performance Development Plan wird am Arbeitsplatz eingesetzt, wenn ein Teammitglied in einem kompetenzbasierten Bereich seiner Arbeit dauerhaft unterdurchschnittliche Leistungen erbringt. Beispielsweise kann es sein, dass er seine Verkaufsziele nicht erreicht, Termine nicht einhält oder nicht klar mit den Kunden kommuniziert. Die Begriffe „Leistungsentwicklungsplan“ und „Leistungsverbesserungsprogramm“ werden häufig synonym verwendet.

Das Performance Improvement Program (PIP) wird nicht verwendet, um Verhaltensprobleme wie Verspätungen (oder Abwesenheiten), Respektlosigkeit oder unangemessene Kleidung zu behandeln. Dies sind keine Bereiche, in denen sich Verbesserungen schrittweise erzielen lassen – es sind Bereiche, die sich „jetzt ändern müssen“. Das Performance Improvement Program (PIP) basiert auf Fähigkeiten.

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Mithilfe eines Key Result Areas (KRA)-Dokuments können Sie klare Rollenerwartungen für Ihr Team festlegen. Holen Sie sich unsere kostenlose Vorlage sowie einige Beispiele für ausgefüllte Key Result Areas (KRAs) als Referenz! *Expertenhinweis: Die Verwendung des KRA-Modells hilft bei der Definition und Messung wichtiger Leistungsziele.*

Wann sollten Sie einen Leistungsverbesserungsplan verwenden?

Um eines klarzustellen: Bieten Sie niemals einen Leistungsverbesserungsplan (PIP) an, wenn Sie bereit sind, jemanden zu entlassen, ohne zuvor eine Reihe klarer und direkter Gespräche geführt zu haben. Der Führungsexperte Patrick Lencioni sagt dazu: „Jemanden zu entlassen … ist oft die letzte feige Tat eines Anführers, der nicht weiß, wie er seine Leute zur Verantwortung ziehen soll, oder der es nicht will.“ *Mit anderen Worten: Ein Leistungsverbesserungsplan sollte eine echte Chance zur Verbesserung sein und nicht nur eine Formalität vor der Kündigung.*

Es ist nicht akzeptabel, einem Teammitglied als erstes Gespräch einen Plan zur Leistungsverbesserung vorzustellen. Wenn die Gespräche jedoch nicht hilfreich waren oder wenn die Leistung einer Person stagniert oder sich sogar verschlechtert, ist es an der Zeit, die Verantwortung auf die nächste Ebene zu heben.

Armando Lopez, Senior Director of Human Resources bei Ramsey Solutions, empfiehlt, sich diese drei Fragen zu stellen, um festzustellen, ob es Zeit ist, einen 90-Tage-Plan einzuführen:

• Haben Sie Ihre Erwartungen klar formuliert?
• Haben Sie die Fehler dokumentiert und ein echtes Gespräch darüber geführt?
• Wäre dieses Teammitglied überrascht, wenn es hörte, dass es die Erwartungen nicht erfüllt?

„Wenn Sie nicht alle drei Fragen mit Ja beantworten können, sollten Sie nicht weitermachen“, sagt Armando. „Unklar zu sein, ist unfreundlich.“ Überraschungen sind nie schön – vor allem, wenn viel auf dem Spiel steht. Seien Sie ganz klar und deutlich, damit Ihr Teammitglied genau weiß, woran es ist. *Absolute Klarheit bei der Festlegung der Erwartungen ist die Grundlage eines effektiven Leistungsverbesserungsplans.*

Tatsächlich sollten Sie 99 % Ihrer emotionalen Energie bei der Teamführung in die Formulierung klarer Erwartungen investieren . Das verbleibende 1 % dient dazu, die Teammitglieder zur Rechenschaft zu ziehen.

Klare Erwartungen zu formulieren erfordert einen Dialog – es schafft Klarheit für alle Beteiligten und führt das Team zu gemeinsamen Zielen . Bevor Sie also einen formellen Plan erstellen, sollten Sie regelmäßig Einzelgespräche führen , in denen Sie offen über Leistungsprobleme sprechen.

Weisen Sie in Echtzeit auf Probleme hin, geben Sie klares Feedback und nennen Sie konkrete Beispiele für unerfüllte Erwartungen und Änderungen, die Sie sehen müssen. Nutzen Sie dann Einzelgespräche, um das Teammitglied bei der weiteren Vorgehensweise zu coachen.

So schreiben Sie einen Leistungsverbesserungsplan

Beim Schreiben eines Leistungsverbesserungsplans geht es nicht darum, Lücken in einem Formular auszufüllen. Es geht darum, einen Plan zu erstellen, der völlig klar und fair ist. Folgendes sollte enthalten sein:

• Spezifische Bereiche, in denen die Leistung verbessert werden muss: Lassen Sie sich dabei von den Key Result Areas (KRA) leiten. *Key Result Areas (KRAs) sind kritische Leistungsindikatoren für Mitarbeiter.*
• Was Sie erwartet: Seien Sie konkret. „Tätigen Sie 10 Verkaufsgespräche pro Tag“, nicht „Tätigen Sie mehr Anrufe“.
• Zeitrahmen für Verbesserungen: Normalerweise 90 Tage mit Kontrollpunkten nach mindestens 30 und 60 Tagen.
• Wie werden Sie den Fortschritt messen? Klare Messwerte, nicht nur Eindrücke.
• Was passiert, wenn keine Besserung eintritt: In der Regel endet das Arbeitsverhältnis.

Ihr Beitrag sollte direkt und respektvoll sein. Dies ist kein Briefkasten für Vorschläge, sondern ein Dokument mit dem Titel „Das muss sich ändern“. Sobald Sie Ihren Plan zur Leistungsverbesserung erstellt haben und bereit sind, ihn zu präsentieren, nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihr Wissen über das Führen unangenehmer Gespräche aufzufrischen.

Häufig gestellte Fragen zum Leistungsverbesserungsplan

Haben Sie noch Fragen zu Leistungsverbesserungsplänen (PIPs)? Das ist gut. Es bedeutet, dass es Ihnen wichtig ist und Sie versuchen, es richtig zu machen. Hier sind einige häufig gestellte Fragen zu Leistungsverbesserungsplänen mit Antworten von Armando, einem Experten für Leistungsmanagement.

Wie sollten Gespräche vor dem PIP aussehen?

Setzen Sie sich zunächst mit einem Teammitglied zusammen und besprechen Sie dessen Key Performance Indicators (KRA). Sprechen Sie offen über jeden Punkt. Nehmen wir an, sie verfügen über fünf Schlüsselbereiche, in drei davon erfüllen sie die Erwartungen, in einem besteht Verbesserungsbedarf, und in einem anderen bleiben sie völlig hinter den Erwartungen zurück.

Ramsey verwendet eine fünfstufige Skala: 1 – Benötigt Anleitung, 2 – Selbstständig, 3 – Kompetent, 4 – Fortgeschritten, 5 – Steigt auf. Auf einer Fünf-Punkte-Skala würde dieses Teammitglied drei als 3er, eins als 2er und eins als 1er sehen. *Hinweis: Diese Skala hilft bei der Bestimmung des aktuellen und gewünschten Leistungsniveaus.*

Betonen Sie die Bereiche, in denen er gute Leistungen erbringt. Weisen Sie dann auf die Bereiche hin, die verbessert werden müssen. Erklären Sie, wie eine Steigerung des Leistungsniveaus von 2 auf 3 (oder höher) aussehen würde und erläutern Sie, was sich im mit 1 bewerteten Bereich ändern müsste. Machen Sie deutlich, dass diese Erwartungen nicht optional sind – sie sind für die Stellenbeschreibung von wesentlicher Bedeutung.

Dokumentieren Sie jedes Gespräch für Ihre Unterlagen und zur persönlichen Rechenschaftslegung und organisieren Sie Ihre Notizen wie folgt:

• Geschichte
• Was ist die unerfüllte Erwartung?
• Was ist der erforderliche Standard?
• Welche Verbesserung haben Sie und das Teammitglied besprochen?

Es geht nicht darum, ein Teammitglied auf frischer Tat zu ertappen, wenn es unterdurchschnittliche Leistungen erbringt – es geht darum, ihm dabei zu helfen, die Lücke klar zu erkennen und ihm eine faire Chance zu geben, sie zu schließen. *Das Ziel eines Leistungsverbesserungsplans besteht darin, den Mitarbeiter dabei zu unterstützen, Erfolg zu erzielen.*

Woher weiß ich, dass sie den Ernst der Lage verstehen?

Worte auszusprechen ist das eine; effektiv zu kommunizieren und sicherzustellen, dass die beabsichtigte Bedeutung ankommt, ist etwas ganz anderes. Fragen Sie sich daher: Hat die andere Person dieselbe Botschaft verstanden, die ich senden wollte?

Hier sind zwei einfache Möglichkeiten, dies zu überprüfen, wobei die Bedeutung einer objektiven Beurteilung des Ernstes der Lage und einer effektiven Kommunikation am Arbeitsplatz hervorgehoben wird :

1. Bitten Sie sie, den Ernst der Lage einzuschätzen. Sagen Sie etwas wie: „Auf einer Skala von 1 bis 5 – wobei 1 nur ein wenig konstruktive Kritik und 5 eine Kündigung bedeutet – wie ernst ist dies für Sie?“ Wenn sie 1 oder 2 sagen, Sie aber 4 oder 5 sagen, ist das ein Zeichen dafür, dass Sie sich nicht deutlich genug ausgedrückt haben. Gehen Sie zurück und versuchen Sie, direkter zu sein. *Diese Selbsteinschätzung hilft dabei, die Wahrnehmung des Mitarbeiters hinsichtlich der Schwere der Situation zu verstehen, was sehr wichtig ist.*
2. Bitten Sie sie, das Gespräch zusammenzufassen. Bitten Sie sie am Ende Ihres Einzelgesprächs, sich fünf Minuten Zeit zu nehmen, um aufzuschreiben, was sie gehört haben – was das Problem war, was geändert werden muss und wann – und es Ihnen per E-Mail zu schicken. Wenn ihre Kommentare nur einen Teil des Gesprächs abdecken oder der Ton lockerer klingt als beabsichtigt, ist dies ein Zeichen dafür, dass Sie die Dinge klarstellen müssen. *Durch die Anforderung einer Zusammenfassung wird sichergestellt, dass der Mitarbeiter die an ihn gestellten Erwartungen und Verantwortlichkeiten versteht.*

Sie sind nicht hart – Sie sind klar. Ihr Teammitglied muss verstehen, dass diese Erwartungen notwendig und keine Optionen sind.

Was ist, wenn ich sicher bin, dass ich bereit bin, mit einem Leistungsverbesserungsplan (Performance Improvement Plan, PIP) fortzufahren?

Haben Sie bis jetzt alle richtigen Gespräche geführt und dokumentiert? Wenn Sie es getan haben und es Zeit ist, die Sache offiziell zu machen, tun Sie es nicht allein. Stellen Sie Ihrem Personalausschuss die Situation vor. Wenn Sie keinen haben, wenden Sie sich an ein oder zwei andere vertrauenswürdige Führungskräfte. Dies ist ein Moment, in dem vertrauenswürdige Kollegen Ihnen helfen, langsamer zu werden und Ihren Prozess und Ihr Bauchgefühl zu überprüfen. *Expertenhinweis: Die Beratung durch Ihren Personalausschuss oder Ihr Führungsteam gewährleistet einen fairen und transparenten Ansatz.*

Glauben Sie, dass diese Person das Zeug dazu hat, die Dinge in 90 Tagen zum Guten zu wenden?

Wenn die ehrliche Antwort „Nein“ lautet, bieten Sie keinen Leistungsverbesserungsplan (Performance Improvement Plan, PIP) an. Das wäre unfreundlich und unfair. Es ist Zeit, sie gehen zu lassen. Ein Leistungsverbesserungsplan (Performance Improvement Plan, PIP) ist keine Aufschiebetaktik. Für jemanden ist das eine echte Chance, aufzusteigen und zu bleiben. *Warnung: Die Verwendung eines Leistungsverbesserungsplans (PIP) als Mittel zur Verzögerung einer Kündigung gilt als unethisches Vorgehen.*

Wenn Sie meinen, dass es noch möglich ist, aktivieren Sie sie mit zwei klaren Optionen:

• Option A: Steigen Sie jetzt mit einem umfassenden Abfindungspaket aus.
• Option B: Volles Engagement für Veränderungen und die Einhaltung von Standards (wenn sie das jedoch nicht tun, erhalten sie später nicht die gleiche Vergütung)

Geben Sie Ihrem Teammitglied ein paar Tage Zeit, darüber nachzudenken, und sagen Sie ihm, dass Sie dasselbe tun werden. Sagen Sie etwas wie: „Nehmen Sie sich das Wochenende Zeit, um darüber nachzudenken. Am Montag können Sie mir sagen, ob Sie weitermachen oder Schluss machen möchten. Ich werde auch darüber nachdenken – und vielleicht komme ich zu dem Schluss, dass wir bereit sind, Schluss zu machen. Wenn ja, werde ich es Ihnen mitteilen, und das wird Ihr letzter Tag sein.“

Die gute Nachricht ist, dass viele Menschen Dinge ändern können und dies auch tun – aber nur, wenn die Erwartungen, der Zeitrahmen und die Konsequenzen klar sind. *Profi-Tipp: Klarheit über Erwartungen und Konsequenzen ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Leistungsverbesserungsplan (PIP).*

Wie reiche ich einen Leistungsverbesserungsplan (PIP) ein?

Das ist eines dieser Gespräche, bei denen dein Auftreten genauso wichtig ist wie das, was du sagst. Du hast es mit einem echten Menschen zu tun – jemandem mit Hoffnungen, Rechnungen, Sorgen und einer eigenen Geschichte. Selbst wenn du dich also niedergeschlagen fühlst, beginne damit, klar und einfühlsam zu sein.

Ich mache:

• Beginnen Sie mit Empathie. Behandeln Sie Menschen so, wie Sie selbst behandelt werden möchten, wenn die Rollen vertauscht wären.
• Seien Sie neugierig, nicht wertend. Stellen Sie Fragen und hören Sie zu, um zu verstehen, nicht um zu streiten.
• Bleiben Sie bei den Fakten. Zeigen Sie ihnen ihre Leistungslücken, nicht ihre persönlichen Schwächen.
• Sagen Sie die schwierigen Dinge sanft. Reden Sie nicht um den heißen Brei herum.
• Geben Sie ihnen Zeit, es zu verarbeiten. Zwei bis drei Tage sind eine angemessene Zeitspanne, bevor eine Entscheidung getroffen werden kann.

mach das nicht:

• Sagen Sie nicht: „Das ist nichts Persönliches.“ Bei ihnen ist es dasselbe.
• Lassen Sie nicht zu, dass Ihre Emotionen das Sagen haben. Bleiben Sie ruhig, auch wenn die Reaktion heftig ist.
• Machen Sie es ihnen nicht so leicht, dass sie den Ernst der Lage aus den Augen verlieren. Seien Sie klar und bestimmt.
• Nehmen Sie ihre Reaktion nicht persönlich. Das sind schlechte Neuigkeiten. Geben Sie ihnen Raum zum Fühlen.

Bitten Sie sie nach dem Gespräch, es zusammenzufassen. So können Sie feststellen, ob das, was Sie gesagt haben, auch das ist, was sie gehört haben. *Hinweis: Diese Vorgehensweise trägt dazu bei, ein klares und einheitliches Verständnis des Plans sicherzustellen.*

Wie wähle ich die geeigneten Ziele für den Leistungsverbesserungsplan (PIP) aus?

Beginnen Sie damit, das Problem zu identifizieren, vor dem Sie stehen. Fragen Sie sich dann: Was wird hier erwartet? Das ist Ihr Ziel.

Berücksichtigen Sie bei der Festlegung der Erwartungen jedoch die Rolle des Mitarbeiters und seine Dienstzeit in dieser Position. Sie sollten niemandem unfaire Maßstäbe auferlegen. *Es ist wichtig, die Ziele des Leistungsverbesserungsplans an die aktuelle Erfahrung und die Aufgaben des Mitarbeiters anzupassen.*

Haben Sie immer noch Schwierigkeiten? Überlegen Sie, welche Erfolge Sie mit diesem Teammitglied in einem Jahr feiern möchten. Vielleicht ist es das, wenn es sich in Meetings aktiv einbringt, zu einer hilfreichen Ansprechperson für andere wird oder von Kunden Lob statt Beschwerden erhält. Fragen Sie sich nun: Was hindert diese Person daran, diese Ziele zu erreichen? *Die Antwort auf diese Frage ist oft der Kern der Ziele eines effektiven Leistungsverbesserungsplans.*

Wie lange sollte ein Mitarbeiter idealerweise an einen Leistungsverbesserungsplan (Performance Improvement Plan, PIP) gebunden sein?

• Normalerweise dauern Leistungsverbesserungspläne (PIPs) maximal 90 Tage, mit Kontrollpunkten und Bewertungen nach 30 und 60 Tagen. *Dieser gemeinsame Zeitrahmen spiegelt Best Practices im Leistungsmanagement wider.*
• Verwenden Sie an jedem Kontrollpunkt den Leistungsverbesserungsplan (Performance Improvement Plan, PIP), um den Mitarbeiter zu fragen: „Wie sehen Sie Ihren Fortschritt?“ *Diese Methode fördert die Selbsteinschätzung und die Verantwortung.*
• Wenn ein Mitarbeiter nicht die erforderliche Leistung erbringt, teilen Sie ihm die spezifischen Anpassungen mit, die Sie sehen müssen. *Seien Sie klar und deutlich in Bezug auf Ihre Erwartungen.*

Denken Sie daran: Jede Partei kann jederzeit zurücktreten. Wenn sich herausstellt, dass dies nicht funktioniert, ist es in Ordnung, es vor Ablauf der 90 Tage zu beenden. *Flexibilität ist im Leistungsmanagement entscheidend.*

Was passiert am Ende des 90-Tage-Zeitraums?

„Wenn ein Teammitglied das Ende der 90 Tage erreicht und die Ziele erreicht hat, feiern Sie mit ihm!“ sagt Armando. Sagen Sie ihnen, dass sie großen Erfolg hatten und bewiesen haben, dass sie die Erwartungen erfüllen können. Jetzt liegt es an ihnen, weiterzumachen.

Er betont auch, dass sich die Erwartungen nicht ändern, nur weil der Plan endet. Machen Sie dem Teammitglied klar, dass es weder eine Neuzuweisung noch eine weitere 90-tägige Schonfrist erhält, wenn die Leistung erneut nachlässt. Wenn es hilft, können sie sogar so tun, als würde ihnen noch jemand zuschauen, bis ihnen die Arbeit in Fleisch und Blut übergegangen ist. (Aber schauen Sie ihnen nicht wirklich über die Schulter. Nutzen Sie stattdessen Ihre Einzelgespräche, um sie zu unterstützen und weiterhin Vertrauen und eine offene Kommunikation aufzubauen.)

Und noch etwas sollte ganz klar sein:

• Sie können nicht in eine andere Abteilung wechseln, während sie an einem Leistungsverbesserungsplan (PIP) teilnehmen oder unmittelbar danach – sie müssen zunächst an ihrer Stelle eine konstante Leistung zeigen.

Leistungsverbesserungspläne sind nicht einfach – aber sie lohnen sich. Sie schaffen Klarheit, Würde und Orientierung. Und wenn sie effektiv eingesetzt werden, können sie zu tiefgreifenden Veränderungen führen.

Fordern Sie sich selbst und Ihre Führungskräfte mit direkten Untergebenen heraus, fair und klar zu sein und Probleme schnell anzugehen. Das Wichtigste ist, dass Sie Ihre Mitarbeiter in allen Situationen so behandeln, wie Sie selbst behandelt werden möchten.

Nächster Schritt: Legen Sie klare Erwartungen an die Stellenbeschreibung fest.

Suchen Sie nach einer einfachen Möglichkeit, Ihre Teammitglieder zur Rechenschaft zu ziehen, bevor ein Leistungsverbesserungsplan (PIP) erforderlich wird? Nutzen Sie ein Modell mit Schlüsselleistungsbereichen (Key Results Areas, KRAs), um genau zu definieren, was Erfolg für jede einzelne Rolle bedeutet. Die Definition von KRAs hilft, Verantwortlichkeiten klar festzulegen, was für eine effektive Leistungsverbesserung und -bewertung entscheidend ist. *Expertenhinweis: Die Definition von KRAs stellt sicher, dass die Anstrengungen der Mitarbeiter mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen.*

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